Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) są zobligowani do odprowadzania corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Tak wynika z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.). Wysokość kwot przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023 r. ogłosił Prezes GUS w obwieszczeniu z dnia 16 lutego 2024 r. (Mon. Pol. poz. 137). I tak, przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6.246,13 zł, a w drugim półroczu 2023 r. wyniosło 6.445,71 zł.
Ze względu na to, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2023 r. było wyższe od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r., podstawę do wyliczenia odpisu na ZFŚS w 2024 r. stanowi kwota 6.445,71 zł.
Procentową wysokość odpisów - zarówno obowiązkowych, jak i fakultatywnych - na ZFŚS określa przywołana ustawa. Przy czym uzależnia ona wysokość tych odpisów od warunków, w jakich pracownik świadczy pracę. Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Natomiast wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - wynosi 50% wymienionego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.
Odrębne uregulowania obejmują pracowników młodocianych. W ich przypadku wysokość odpisu podstawowego na jednego młodocianego wynosi:
- w pierwszym roku nauki 5%,
- w drugim roku nauki 6%,
- w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.
Ustawodawca przewidział ponadto możliwość dokonywania tzw. odpisów fakultatywnych.
Odpisy obowiązkowe na pracowników w 2024 r. wynoszą:
- na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy - 2.417,14 zł (37,5% × 6.445,71 zł),
- na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - 3.222,86 zł (50% × 6.445,71 zł),
- na jednego pracownika młodocianego w:
a) I roku nauki - 322,29 zł (5% × 6.445,71 zł),
b) II roku nauki - 386,74 zł (6% × 6.445,71 zł),
c) III roku nauki - 451,20 zł (7% × 6.445,71 zł).
Ponadto wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, a także na każdego emeryta i rencistę, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, nad którymi pracodawcy sprawują opiekę socjalną (w 2024 r. - 402,86 zł).
Dodatkowo pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu mogą zwiększyć ZFŚS na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego (w 2024 r. - 483,43 zł).