Zgodnie z zasadą ogólną podatnicy mogą odliczać VAT od nabytych towarów i usług w takim zakresie, w jakim te towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń i wyłączeń (dotyczących np. wydatków związanych z samochodami osobowymi, usług noclegowych/gastronomicznych).
Podatnicy mogą odliczać VAT generalnie:
- w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy,
- nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
W ustawie o VAT nie ma regulacji, które uzależniałyby prawo do odliczenia VAT od zakupu towaru/usługi od tego, jaki podmiot zapłacił za daną fakturę, tj. sam podatnik, czy np. wspólnik. W sytuacji zatem, gdy faktura opłacona przez wspólnika została wystawiona na dane spółki, zakupy służą (lub będą służyły) czynnościom opodatkowanym, to spółka będzie mogła odliczyć VAT z faktury "opłaconej" przez wspólnika. Tak będzie zarówno w sytuacji, gdy spółka zwróci wspólnikowi "założone" przez niego środki pieniężne, jak i gdy dokonana przez wspólnika wpłata "przekształci" się w pożyczkę.
Odnieśmy się jeszcze do sytuacji, gdy "zapłacona" przez wspólnika faktura jest "objęta" obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności (dalej: MPP). Przypomnijmy, że ten sposób zapłaty ma zastosowanie przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł (lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej) - patrz: art. 108a ust. 1a ww. ustawy.
Brak zapłaty w ramach MPP nie pozbawia jednak podatnika odliczenia VAT. Znajduje to potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 8 czerwca 2021 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.112.2021.3.AKA. Podobnie powinno być także wówczas, gdy za fakturę płaci wspólnik.
Przypominamy, że ustawodawca wprowadził pewne negatywne konsekwencje na gruncie VAT w przypadku naruszenia obowiązku zapłaty z zastosowaniem MPP, tj. podatnikowi może zostać ustalone dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającego na ww. towary/usługi. Kwestię tę tu pomijamy, o tym dodatkowym zobowiązaniu pisaliśmy bowiem m.in. w BI nr 35 z 10 grudnia 2023 r.
Wspomnijmy, że podatnik nie traci prawa do odliczenia VAT z faktury "opłaconej" przez wspólnika także wtedy, gdy wspólnik dokona zapłaty na rachunek spoza tzw. białej listy (w przypadku transakcji przekraczającej 15.000 zł). Spółka mogłaby natomiast wówczas ponieść odpowiedzialność solidarną wraz ze sprzedawcą towaru/usługi za jego zaległości podatkowe, tę kwestię tu pomijamy.