Faktura dokumentująca zakupy towarów/usług spółki z o.o., opłacona przez jej wspólnika z prywatnego rachunku bankowego, ujmowana jest w księgach rachunkowych spółki na analogicznych zasadach, jak w przypadku zapłaty dokonanej z rachunku firmowego. Taka faktura może zatem zostać zaksięgowana zapisem:
a) wartość netto faktury (wraz z ewentualną kwotą VAT, która nie podlega odliczeniu):
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
b) kwota VAT naliczonego podlegająca odliczeniu:
- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
c) wartość brutto faktury:
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".
Jeśli zakup dotyczy przykładowo towarów/materiałów, to ich przyjęcie na stan magazynu można zaksięgować:
- Wn konto 33 "Towary" lub konto 31 "Materiały",
- Ma konto 30.
Odnosząc się do zapłaty za fakturę dokonaną przez wspólnika należy wskazać, że rozrachunki spółki z o.o. z jej wspólnikami (udziałowcami) są ewidencjonowane w księgach rachunkowych spółki np. za pośrednictwem konta 24 "Pozostałe rozrachunki". Do tego konta prowadzi się imienną analitykę umożliwiającą rozliczenie poszczególnych wspólników.
Powstałe wobec wspólnika zobowiązanie z tytułu zapłaconych przez niego środków pieniężnych można zaksięgować:
- Wn konto 21,
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (Rozrachunki ze wspólnikiem).
Taki sam sposób ewidencji wystąpi w przypadku "przekształcenia" powstałego zobowiązania wobec wspólnika na zobowiązanie z tytułu pożyczki.
Natomiast zwrot wspólnikowi "założonych" przez niego środków pieniężnych (w tym jako spłata "pożyczki") można zaksięgować:
- Wn konto 24,
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".