Wydatki poniesione na zakup biletów wstępu na wydarzenia sportowe/kulturalne, które mają zostać przekazane nieodpłatnie pracownikom czy kontrahentom, obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki.
Wydatki dotyczące biletów wydanych pracownikom w ramach kosztów rodzajowych mogą być ujmowane na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub w ujęciu funkcjonalnym na odpowiednim koncie zespołu 5. Natomiast koszty reprezentacji mogą być księgowane na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reprezentacji) lub na koncie 40-7 "Koszty reprezentacji - koszty NKUP". Natomiast w ramach zespołu 5 koszty reprezentacji ujmuje się na koncie 55 "Koszty zarządu". W sytuacji gdy VAT naliczony dotyczący wydatku na reprezentację nie podlega odliczeniu, ale stanowi koszt uzyskania przychodów - w celu ułatwienia rozliczeń podatkowych - zasadnym jest jego ujęcie na koncie 40-3 "Podatki i opłaty".
Uwzględniając powyższe, faktura dokumentująca zakup ww. biletów może zostać zaksięgowana w następujący sposób:
1) wartość brutto zobowiązania:
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".
2) zarachowanie wydatków na nabycie biletów wstępu do kosztów (przyjmując, że kwota VAT od zakupu tych biletów nie podlega odliczeniu):
a) bilety wstępu dla pracowników w kwocie brutto:
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" - KUP,
- Ma konto 30
i równolegle:
- Wn odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów";
b) bilety wstępu dla kontrahentów:
- zaliczenie do kosztów reprezentacji wartości netto usługi:
- Wn konto 40-7 "Koszty reprezentacji - koszty NKUP",
- Ma konto 30,
oraz równolegle:
- Wn konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 49,
- VAT niepodlegający odliczeniu stanowiący koszt podatkowy:
- Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty",
- Ma konto 30,
oraz równolegle:
- Wn konto 55,
- Ma konto 49.