Od 2024 r. jesteśmy zobowiązani do tworzenia ZFŚS. W jaki sposób ujmować utworzenie takiego funduszu w księgach rachunkowych? Czy koszty i fundusz mają być zwiększane co miesiąc, czy jednorazowo za cały rok?
| Co do zasady, utworzenie ZFŚS obciąża koszty działalności operacyjnej. Ze względu na fakt, że odpis dotyczy całego roku, uzasadnione jest jego rozliczenie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jedynie w przypadkach, gdy łączna wartość funduszu stanowi kwotę nieistotną w ramach uproszczenia można odstąpić od jego rozliczenia w czasie. |
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) tworzy się i gospodaruje jego środkami na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.), dalej zwanej ustawą o ZFŚS.
W myśl art. 6 ust. 1 ww. ustawy, odpisy na ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy. Wartość odpisu zalicza się do kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje w księgach rachunkowych w ramach kont zespołu 4 lub na odpowiednim koncie zespołu 5. Drugostronnie odpis ten ujmuje się na koncie 85-0 "ZFŚS".
Odpis na ZFŚS, jako dotyczący całego roku obrotowego, wskazane jest rozliczać w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. W myśl bowiem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Co do zasadności rozliczeń w czasie takich kosztów obowiązują analogiczne zasady, jak w przypadku ujmowania podatku od nieruchomości - szerzej na ten temat pisaliśmy w BI nr 6 z 20 lutego 2024 r. na str. 68-69.
O wysokości odpisów na ZFŚS w 2024 r. piszemy na str. 9-10 niniejszego BI.
Uwzględniając powyższe ewidencja księgowa rocznego odpisu na ZFŚS, przy zastosowaniu jego rozliczenia w czasie w zależności od przyjętego w jednostce sposobu grupowania kosztów, może przebiegać następująco:
1. Utworzenie ZFŚS w jednostce stosującej wyłącznie konta zespołu 4:
a) odpis podstawowy na ZFŚS i jego zwiększenia:
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych";
b) ujęcie odpisu do rozliczenia w czasie:
- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów";
c) rozliczenie odpisu w miesięcznych ratach w ciężar kosztów bieżącego okresu:
- Wn konto 49,
- Ma konto 64-0.
2. Utworzenie ZFŚS w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5:
a) odpis podstawowy na ZFŚS i jego zwiększenia:
- Wn konto 40-5,
- Ma konto 85-0;
b) ujęcie odpisu do rozliczenia w czasie:
- Wn konto 64-0,
- Ma konto 49;
c) rozliczenie odpisu w miesięcznych ratach w ciężar kosztów bieżącego okresu:
- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0.
3. Utworzenie ZFŚS w jednostce stosującej tylko konta zespołu 5:
a) odpis podstawowy na ZFŚS i jego zwiększenia:
- Wn konto 64-0,
- Ma konto 85-0;
b) rozliczenie odpisu w miesięcznych ratach w ciężar kosztów bieżącego okresu:
- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0.
Należy zaznaczyć, że jeśli w ocenie jednostki kwota rocznego odpisu na ZFŚS nie jest istotna, to w ramach uproszczeń - na podstawie art. 4 ust. 4 ww. ustawy - istnieje możliwość rezygnacji z rozliczania go w czasie. Wówczas obciążenie kosztów następuje jednorazowo.
Dodajmy, że niezależnie od przyjętej metody ewidencji utworzenia ZFŚS - w myśl art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS - pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych za rok kalendarzowy w terminie do 30 września danego roku, przy czym w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych.
Przekazanie środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS ujmuje się w księgach rachunkowych najczęściej w korespondencji z kontem 13-9 "Środki pieniężne w drodze", zapisem:
1) Rozchód środków pieniężnych z rachunku bieżącego:
- Wn konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".
2) Wpływ środków na rachunek ZFŚS:
- Wn konto 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS",
- Ma konto 13-9.
Dodajmy, że jednostka może również zdecydować o niestosowaniu konta 13-9. Wówczas przekazanie środków na rachunek ZFŚS może następować zapisami:
- Wn konto 13-5/0,
- Ma konto 13-0.
W każdym przypadku przyjęte zasady ewidencji księgowej przekazywania środków pieniężnych na wyodrębniony rachunek ZFŚS jednostka powinna opisać w zasadach (polityce) rachunkowości.