W związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r. zostało znowelizowane rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988 ze zm.). W oparciu o znowelizowane przepisy ww. rozporządzenia opublikowana została nowa wersja struktur logicznych JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3).
W świetle zmienionych przepisów, w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M/V7K, do rozliczeń VAT - począwszy od lutego 2026 r. - podatnik ma obowiązek podawać numery KSeF wystawionych faktur sprzedaży i otrzymanych faktur zakupu, a w przypadku braku numeru KSeF ma obowiązek stosowania odpowiednich oznaczeń. Podanie numeru KSeF faktury, jak i wskazanie właściwego oznaczenia dotyczy zarówno ewidencji sprzedaży, jak i ewidencji zakupu.
W niniejszym artykule wyjaśniamy, jakie nowe oznaczenia wprowadzono w JPK_VAT oraz w jakich sytuacjach należy je stosować. Przypominamy także, jakie inne oznaczenia pozostają aktualne.
W ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT (w polu "Dane z faktur lub oznaczenia dotyczące występowania faktur w KSeF") należy podać numer KSeF, a w przypadku jego braku na moment złożenia ewidencji należy podać odpowiednie oznaczenia wskazujące na powód braku numeru KSeF (patrz: tabela poniżej).
Dane z faktur lub oznaczenia dotyczące występowania faktur w KSeF
| NrKSeF | Numer identyfikujący fakturę w KSeF | Pole uzupełnia się, gdy na dzień złożenia JPK_VAT faktura ma nadany numer KSeF (tryb Online). Podanie numeru KSeF ma zastosowanie również do wystawiania faktur w trybie Offline24, Awaria, Niedostępność systemu, jeśli z chwilą złożenia JPK_VAT faktury te zostały przesłane do KSeF i posiadają numer identyfikujący je w KSeF. | ||||||||||
| OFF | Faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru KSeF | Oznaczenie dotyczy faktury wystawionej w trybie Awarii KSeF, gdy na dzień złożenia ewidencji faktura nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. UWAGA! Podatnik nie ma obowiązku dokonania korekty ewidencji JPK_VAT po uzyskaniu numeru KSeF. | ||||||||||
| BFK | Faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej | Oznaczenie dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, która została wystawiona poza KSeF, np.:
|
||||||||||
| DI | Dowód inny niż faktura | Oznaczenie dotyczy dowodu innego niż faktura, dla której istnieje obowiązek wystawienia za pośrednictwem KSeF. Będą to dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF i BFK, np.:
|
Nowe oznaczenia - NrKseF, OFF, BFK, DI - należy bezwzględnie stosować w ewidencji VAT począwszy od rozliczenia za luty 2026 r. Nie ma tu znaczenia fakt, że podatnik zostanie objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.
Ponadto, niezależnie od obowiązku wskazywania numeru KSeF faktury (lub oznaczenia OFF, BFK, DI), podatnicy będą wykazywali w JPK_VAT funkcjonujące już do tej pory oznaczenia:
1) występujące po stronie sprzedaży:
- RO (w przypadku zbiorczego dowodu sprzedaży z kas rejestrujących),
- WEW (w przypadku dowodu wewnętrznego; np. przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, dokument zbiorczy dotyczący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej),
- FP (w przypadku faktury, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, tj, faktury wystawionej do paragonu; UWAGA! w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. oznaczenie FP obejmuje ponadto fakturę elektroniczną i fakturę w postaci papierowej wystawione przy użyciu kas rejestrujących),
2) występujące po stronie zakupu:
- VAT_RR (w przypadku faktury VAT RR potwierdzającej nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych i faktury VAT RR KOREKTA),
- WEW (w przypadku dowodu wewnętrznego, przykład: dokonanie rocznej korekty podatku naliczonego w związku ze zmianą współczynnika odliczenia podatku naliczonego),
- MK (w przypadku faktury wystawionej przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń VAT określoną w art. 21 ww. ustawy).
Odnosząc się do "nowych" i "starych" oznaczeń w JPK_VAT w uzasadnieniu do rozporządzenia nowelizującego wskazano, że:
- w strukturze logicznej JPK_VAT (tzw. schemie) numer KSeF oraz oznaczenia OFF, BFK i DI występują w jednym węźle (w związku z powyższym w uzasadnieniu do rozporządzenia nowelizującego wyjaśniono, że w przypadku wyboru oznaczenia DI, z uwagi na brak przesłanek do wyboru pozostałych oznaczeń, może wystąpić konieczność dalszego wyboru oznaczenia RO lub WEW po stronie sprzedaży bądź VAT_RR lub WEW po stronie zakupu; najpierw należy zaznaczyć w węźle struktury oznaczenie DI, aby następnie mieć możliwość wybrania kolejnego odpowiedniego oznaczenia, np. RO lub WEW bądź VAT_RR lub WEW),
- oznaczenia FP, jak i oznaczenie MK, mogą występować razem z innymi typami - numerem KSeF, OFF, BFK.
Końcowo należy niestety zauważyć, że o ile zastosowanie oznaczeń OFF, BFK i DI nie powinno sprawiać problemu samemu sprzedawcy (gdyż zna on przyczynę wystawienia faktury poza KSeF), o tyle wybranie właściwego oznaczenia przez nabywcę może być dość kłopotliwe.
Zaznaczamy, iż w JPK_VAT należy także stosować inne oznaczenia (np. dotyczące dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczenia GTU_01-GTU_13). Kwestie te jednak pominęliśmy z uwagi na brak zmian w tym zakresie.