Czy do paragonu z NIP nabywcy należy wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Spółka z o.o. (czynny podatnik VAT) świadczy usługi rekreacyjne (basen, siłownia, fitness). Cała sprzedaż jest ewidencjonowana w kasie fiskalnej. Głównym odbiorcą usług są osoby prywatne, ale incydentalnie zdarza się zakup przez firmy. W przypadku zakupu przez przedsiębiorcę do 450 zł wystawiane są wyłącznie paragony z NIP nabywcy. Natomiast w przypadku zakupu powyżej 450 zł kasjerzy, na życzenie przedsiębiorcy, wystawiają fakturę do paragonu z NIP nabywcy. Czy taka faktura powinna być wystawiona w KSeF?

Obowiązkowy KSeF

Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF (e-faktur) stało się obowiązkiem dla największych podatników, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia br. obowiązek ten obejmie pozostałych podatników (nie dotyczy to jednak najmniejszych podatników - u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT udokumentowana fakturami wystawionymi w dany miesiącu będzie mniejsza lub równa 10.000 zł - którzy będą mieli bezwzględny obowiązek wystawiania e-faktur dopiero od 1 stycznia 2027 r.).

Należy ponadto mieć na uwadze, że ustawodawca przewidział:

1) wyłączenia z obowiązku wystawiania e-faktur (wskazane w ustawie o VAT i rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych), np. podatnicy nie mają obowiązku dokumentowania w KSeF czynności na rzecz nabywcy towarów/usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,

2) odroczenie terminu wystawiania e-faktur, tj. możliwość wystawiania do 31 grudnia 2026 r.:

• faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
• paragonów fiskalnych uznanych za faktury (wystawionych zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, tj. w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro).

Dokumentowanie transakcji na rzecz podatników

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywanych przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Za fakturę uznawany jest także paragon z NIP nabywcy, na kwotę brutto do 450 zł (lub 100 euro - jeśli kwota ta jest określona w euro). Jest to tzw. faktura uproszczona. Taka faktura nie musi zawierać wszystkich elementów właściwych dla "typowych" faktur - musi ona zawierać tylko te elementy, które zostały wskazane w art. 106e ust. 5 pkt 3 ww. ustawy (np. może nie zawierać danych nabywcy - poza NIP). Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie transakcje mogą być dokumentowane fakturami uproszczonymi. Takimi fakturami nie można dokumentować m.in. wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość oraz WDT (patrz: art. 106e ust. 6 ww. ustawy).

Zaznaczamy ponadto, że w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej wystawienie faktury dla nabywcy (podatnika VAT) jest uzależnione od zamieszczenia NIP nabywcy na paragonie dokumentującym sprzedaż. Powyższe wynika z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT. Na temat wystawiania faktur do paragonów wypowiedziało się Ministerstwo Finansów (MF) w komunikacie z 3 stycznia 2020 r. pt. "Nowe zasady wystawiania faktur do paragonów" (zamieszczonym na stronie internetowej www.gov.pl), w którym czytamy:

"(...) Od 1 stycznia 2020 r., jeżeli sprzedaż została zarejestrowana w kasie fiskalnej i potwierdzona paragonem, fakturę wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon ten zawiera NIP. Oznacza to, że już w momencie sprzedaży klient musi określić, czy kupuje jako podatnik, czy jako konsument.

Jeżeli kupuje jako podatnik i chce otrzymać fakturę VAT, musi:

• przy paragonie do kwoty 450 zł brutto (100 euro) - podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży w kasie fiskalnej. Otrzyma wtedy fakturę wystawioną w formie uproszczonej (czyli paragon z NIP), traktowaną jak zwykła faktura,
• przy paragonie powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro) - podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży w kasie fiskalnej. Na podstawie takiego paragonu z NIP będzie mógł wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury.

Jeśli klient nie poda NIP do czasu wystawienia paragonu, uznaje się, że kupuje jako konsument. Może wystąpić o wystawienie faktury, jednak sprzedawca wystawi mu fakturę taką, jak dla konsumentów - bez NIP nabywcy. (...)"

Biorąc powyższe pod uwagę uznaje się, że skoro paragon do 450 zł, zawierający NIP nabywcy, spełnia przesłanki do uznania go za fakturę uproszczoną, to tym samym do takiego paragonu sprzedawca nie powinien wystawiać (a nabywca żądać wystawienia) dodatkowej faktury. Natomiast jeżeli podatnik ewidencjonuje sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w kasie rejestrującej (choć nie ma takiego obowiązku) i wystawi paragon powyżej 450 zł zawierający NIP nabywcy, to i tak ma obowiązek wystawienia faktury. Taki paragon nie jest bowiem uznawany za fakturę.

Podsumowanie

W sytuacji opisanej w pytaniu należy uznać, że podatnik postępuje prawidłowo wystawiając dla nabywców (podatników) wyłącznie paragony z NIP nabywcy na kwotę brutto do 450 zł. Natomiast w przypadku transakcji powyżej 450 zł, którą ewidencjonuje w kasie rejestrującej (paragon zawiera NIP nabywcy), podatnik powinien dodatkowo udokumentować fakturą. Nieprawidłowe jest zatem wystawianie faktury wyłącznie na żądanie nabywcy. Taka faktura powinna być z kolei wystawiona w KSeF (gdyż nie jest to paragon fiskalny do 450 zł - uznawany za fakturę, ani faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej wystawiona przy zastosowaniu kasy rejestrującej; świadczenie usług rekreacyjnych nie zostało też objęte żadnym innym zwolnieniem z KSeF).