Upływa termin przekazania ubezpieczonym raportu o składkach ZUS za 2025 r.

Termin przekazania raportu

Płatnik składek ma obowiązek przekazać ubezpieczonym informacje zawarte w raportach imiennych, które przekazał za nich do ZUS za poprzedni rok kalendarzowy. Taki obowiązek nakłada na niego art. 41 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.). Przepis ten obliguje płatnika do sporządzenia rocznego raportu o naliczonych składkach za ubiegły rok kalendarzowy i przekazania go tym osobom do 28 lutego roku następnego. Z uwagi na to, że w 2026 r. dzień 28 lutego przypada w sobotę, termin przekazania rocznego raportu za 2025 r. upływa w poniedziałek 2 marca br.

Informację roczną o składkach płatnik może przekazać ubezpieczonemu we wcześniejszym terminie. Tak będzie wtedy, gdy ubezpieczony wystąpi do płatnika z takim żądaniem. W takim przypadku płatnik przekazuje ją nie częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni (art. 41 ust. 8b powołanej ustawy).

Kto otrzyma informację?

Raport o naliczonych składkach ubezpieczeniowych za 2025 r. płatnik powinien przekazać każdej osobie, którą miał obowiązek zgłosić w ZUS do ubezpieczeń oraz naliczać za nią składki. Obowiązek taki spoczywa zatem m.in. na:

• pracodawcy - za pracowników,
• zleceniodawcy - za zleceniobiorców (z wyjątkiem zleceniobiorców zgłoszonych wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego),
• powiatowym urzędzie pracy - za bezrobotnych pobierających zasiłek dla bezrobotnych (nie przekazuje jej więc osobom bezrobotnym nieuprawnionym do tego zasiłku),
• rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych - za swoich członków,
• podmiocie, na rzecz którego jest wykonywana odpłatnie praca w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania - za osoby, które wykonują taką pracę na podstawie skierowania do pracy,
• rodzicu zatrudniającym nianię na podstawie umowy uaktywniającej, podlegającej z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• podmiocie, w którym działa rada nadzorcza - za członków rady nadzorczej pobierających wynagrodzenie za pełnienie tej funkcji i podlegających z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalno-rentowym.

Dane w informacji

W rocznej informacji sporządzonej dla ubezpieczonego płatnik powinien wykazać dane z raportów miesięcznych przesłanych przez niego do ZUS za daną osobę, w podziale na poszczególne miesiące roku, za który jest ona przekazywana. Należy wykazać w niej, oprócz danych identyfikacyjnych płatnika i ubezpieczonego, zestawienie m.in. należnych składek na ubezpieczenia społeczne z uwzględnieniem źródeł ich finansowania, należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne z uwzględnieniem podziału na podmioty, które je finansują, jak również zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek, a także okres wykonywania pracy nauczycielskiej.

Ponadto należy w niej też podać kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu:

• ale należnego za inny rok kalendarzowy, stanowiącego podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych,
• ale należnego za inny rok kalendarzowy, stanowiącego podstawę wymiaru składki wypadkowej,
• obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych,
• obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych i który jest należny za inny rok kalendarzowy.

Sprawdzenie danych

Przekazana ubezpieczonemu informacja powinna zawierać dane, które płatnik faktycznie przekazał do ZUS (powinna też uwzględniać wszelkie przekazane przez płatnika do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych). Ubezpieczony po jej otrzymaniu powinien wnikliwie ją przeanalizować. Jeżeli stwierdzi, że zawarte w niej dane nie są zgodne ze stanem faktycznym - może zgłosić - na piśmie lub do protokołu - do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym (w terminie 3 miesięcy od otrzymania rocznej informacji), dodatkowo o fakcie tym informuje również organ rentowy.

W przypadku gdy płatnik nie uwzględni złożonej przez ubezpieczonego reklamacji w terminie jednego miesiąca od daty jej wpływu, wtedy na wniosek ubezpieczonego ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję. Natomiast w przypadku, gdy ubezpieczony we wskazanym terminie nie zakwestionuje danych zawartych w informacji rocznej, to uznaje się je za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że informacje dotyczące okresu objętego raportem rocznym zakwestionuje ZUS, wydając w tej sprawie decyzję.

Kwestionowanie danych przez ZUS

Jeżeli organ rentowy zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika składek, zawiadamia o tym ubezpieczonego i płatnika składek. Wtedy ubezpieczony i płatnik mają 3 miesiące na złożenie wniosku w ZUS o zmianę stanowiska. Gdy tego nie zrobią, informacje uznane przez organ rentowy traktuje się jako prawdziwe.

Dane o naliczonych składkach i wypłaconych świadczeniach ma prawo podważyć także ZUS, wydając decyzję.

Kto nie otrzyma rocznej informacji?

Z obowiązku przekazania rocznej informacji o składkach za 2025 r. jest zwolniony płatnik, który informacje o danych wykazanych w imiennych raportach miesięcznych przekazywał ubezpieczonemu (mimo braku takiego obowiązku) na bieżąco, tj. co miesiąc (z uwzględnieniem korekt) - w takim przypadku przekazuje ją tylko na żądanie ubezpieczonego.

Rocznego raportu o naliczonych składkach płatnik nie musi przekazywać również tym ubezpieczonym, za których opłacał wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne (np. za zleceniobiorcę), o ile ubezpieczony nie wystąpi o jej wydanie, a także płatnik, który pobierał składkę zdrowotną z emerytur i rent (nie otrzyma jej zatem osoba pobierająca emeryturę/rentę z ZUS).