W sytuacji gdy polski podmiot gospodarczy dokonuje sprzedaży na rzecz kontrahentów zagranicznych, to może być zobowiązany do rozliczenia zagranicznego VAT w innym kraju niż Polska. Taka sytuacja może wystąpić np. w przypadku przemieszczenia własnych towarów do innego państwa członkowskiego UE w celu ich dalszej sprzedaży na terytorium tego państwa, czy w przypadku świadczenia usług, których miejscem opodatkowania jest państwo inne niż Polska.
Polski podmiot może być więc zobowiązany do składania w innym niż Polska kraju deklaracji, wykazując w nich zagraniczny podatek należny z tytułu dokonanych dostaw towarów/świadczonych usług oraz zagraniczny podatek naliczony od zakupu towarów i usług, który - zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym państwie - podlega odliczeniu. Różnica powstała pomiędzy zagranicznym podatkiem należnym a podatkiem naliczonym może skutkować:
- koniecznością zapłaty podatku do właściwego zagranicznego organu podatkowego lub
- prawem do uzyskania zwrotu zagranicznego VAT, na zasadach określonych w przepisach obowiązujących w danym państwie.
W sytuacji natomiast, gdy polski podmiot dokonuje wyłącznie zakupów opodatkowanych w innym kraju UE zgodnie z przepisami obowiązującymi w państwie ich nabycia (nie rozlicza zagranicznego VAT), to może ubiegać się o jego zwrot (składając formularz VAT-REF), w trybie właściwym dla danego państwa, w którym podatek został naliczony.