W ustawie o rachunkowości nie ma regulacji, które w sposób szczególny odnosiłyby się do ujmowania w księgach rachunkowych zagranicznego VAT. Biorąc pod uwagę rozliczenie przyjęte dla celów podatku dochodowego, ewidencja księgowa sprzedaży/zakupu towaru czy usługi "objętych" tym podatkiem może przebiegać w przedstawiony poniżej sposób - na przykładzie unijnego podatku od wartości dodanej.
Ewidencja księgowa w jednostce rozliczającej podatek od wartości dodanej za granicą, tj. dokonującej zarówno sprzedaży, jak i zakupu "objętego" ww. podatkiem
1. Faktura dokumentująca sprzedaż towaru/usługi:
• wartość brutto faktury:
- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami";
• kwota należnego podatku od wartości dodanej:
- Ma konto 22-4 "Rozrachunki z tytułu podatku od wartości dodanej";
• wartość netto faktury:
- Ma konto 73-0 "Sprzedaż towarów" lub konto 70-0 "Sprzedaż usług".
2. Faktura za zakup towaru/usługi za granicą:
• wartość netto faktury:
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu";
• kwota podatku od wartości dodanej podlegająca odliczeniu:
- Wn konto 22-4;
• wartość brutto faktury:
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".
3. Zarachowanie kosztu (np. na przykładzie zakupu usługi, gdy jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4:
- Wn konto 40-2 "Usługi obce",
- Ma konto 30.
4. Wpłata kwoty zagranicznego podatku od wartości dodanej na rachunek bankowy zagranicznego urzędu (gdy występuje kwota do zapłaty):
- Wn konto 22-4,
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 13-1 "Rachunek walutowy".
5. Zwrot z zagranicznego urzędu skarbowego podatku od wartości dodanej (gdy występuje kwota do zwrotu):
- Wn konto 13-0 lub konto 13-1,
- Ma konto 22-4.
Ewidencja księgowa w jednostce nierozliczającej VAT w innym kraju UE, a jedynie dokonującej zakupów z zagranicznym VAT
Faktura za zakup towaru/usługi w innym kraju UE może zostać ujęta w księgach rachunkowych w następujący sposób (kwota brutto):
- Wn konto 30,
- Ma konto 21.
Zaksięgowanie podatku od wartości dodanej (na przykładzie zakupu usługi - w jednostce stosującej ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4), np. zapisem:
a) gdy jednostka nie jest pewna, czy będzie się ubiegać się o zwrot ww. podatku od wartości dodanej lub w jej ocenie otrzymanie tego zwrotu nie jest pewne:
- Wn konto 40-2 "Usługi obce" (w analityce: Podatek od wartości dodanej - NKUP) lub konto 40-3 "Podatki i opłaty" (w analityce: Podatek od wartości dodanej - NKUP),
- Ma konto 30;
w sytuacji gdy następnie jednostka uzyska zwrot ww. podatku, to kwotę tego podatku może odnieść na konto pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:
- Wn konto 13-0 lub konto 13-1,
- Ma konta 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne";
b) gdy jednostka zamierza ubiegać się o zwrot ww. podatku od wartości dodanej i według jej oceny otrzymanie tego zwrot jest praktycznie pewne:
- Wn konto 22-4,
- Ma konto 30.
Z kolei wpływ na rachunek bankowy podatku od wartości dodanej można zaksięgować:
- Wn konto 13-0 lub konto 13-1,
- Ma konto 22-4.
Zaznaczamy, że sposób ujęcia w księgach rachunkowych unijnego VAT powinien wynikać z zakładowego planu kont stanowiącego element polityki rachunkowości.