Faktura pro forma a zapłata w MPP - w realiach KSeF

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Kupuję towary objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności. Otrzymuję faktury pro forma i na ich podstawie wpłacam zaliczkę ma poczet tych zakupów. Zapłatę reguluję z zastosowaniem MPP. Co będę musiał wskazać w komunikacie przelewu od 1 stycznia 2027 r., skoro faktury pro forma nie są wystawiane w KSeF, więc nie posiadają numeru KSeF? Gdy zapłacę należność z faktury pro forma w MPP (i nie podam numeru KSeF faktury) poniosę negatywne konsekwencje, takie jak za zapłatę bez MPP?

Faktura pro forma

Z ustawy o VAT wynika, że:

• faktura to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,
• faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym,
• faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dokumentem przewidzianym w ustawie VAT. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu ustawy o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi. Faktura pro forma nie stanowi także dla kontrahenta podstawy do odliczenia wskazanego w nim VAT. Tak wyjaśnił Dyrektor KIS m.in. w interpretacjach indywidualnych z 14 lutego 2024 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.807.2023.1.OS i z 9 maja 2025 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.92.2025.2.KW.

Mechanizm podzielonej płatności

Mechanizm podzielonej płatności (dalej: MPP) to sposób zapłaty za nabyte towary lub usługi, który polega na tym, że zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT. Natomiast zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury dokonywana jest na rachunek bankowy albo na rachunek w SKOK, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób. Zapłaty z zastosowaniem tego mechanizmu należy dokonywać w złotych polskich przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub SKOK.

Obowiązek stosowania MPP występuje przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej. Do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania. W pozostałych przypadkach stosowanie MPP jest możliwe, ale nie jest obowiązkowe.

MPP (obowiązkowy lub dobrowolny) stosuje się odpowiednio do płatności, o których mowa w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT (tj. do regulowania zaliczek).

Z przepisów wynika ponadto, że sprzedawca wystawiający fakturę objętą obowiązkowym MPP musi ją oznaczyć adnotacją "mechanizm podzielonej płatności". Należy jednak podkreślić, że obowiązek zapłaty w ramach MPP nie jest uzależniony od tego, czy na fakturze zawarto takie oznaczenie. Zatem nawet jeżeli sprzedawca nie dopełnił tego obowiązku, nabywca musi zastosować MPP (jeżeli są spełnione ustawowe warunki ku temu). Nabywca nie może więc polegać wyłącznie na informacjach od sprzedawcy, który może chcieć uniknąć zapłacenia mu w MPP, tylko musi samodzielnie analizować, jakie towary lub usługi nabył i czy wiążą się z tym dla niego określone obowiązki.

Brak uregulowania należności w MPP - dodatkowe zobowiązanie podatkowe

Jeżeli pomimo istniejącego obowiązku, nabywca nie dokona płatności z zastosowaniem MPP, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustali dodatkowe zobowiązanie podatkowe, w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, wykazane na fakturze, której dotyczy płatność. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się. Jednocześnie istnieje możliwość uniknięcia ww. sankcji, pod warunkiem że dostawca lub usługodawca rozliczy całą kwotę podatku wynikającą z faktury, która została zapłacona z naruszeniem MPP. Powyższe wynika z art. 108a ust. 7 i 8 ustawy o VAT.

Faktura pro forma a MPP

Wprawdzie faktura pro forma nie jest fakturą, o której mowa w ustawie o VAT, ale zapłatę wynikającej z niej kwoty można traktować jako zapłatę zaliczki i tym samym może wystąpić obowiązek zastosowania MPP. Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 3 lipca 2025 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.458.2025.1.MM, w której czytamy:

"(...) gdy otrzymają Państwo "fakturę pro forma", która zawiera usługi bądź towary wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, mają Państwo obowiązek zapłaty zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów i usług metodą podzielonej płatności, o której mowa w art. 108a ust. 1 ustawy VAT. Tym samym dokonując płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności zyskują Państwo ochronę przed sankcjami wynikającymi z K.k.s. oraz z art. 108a ust. 7 ustawy o VAT. (...)"

Obowiązek podawania numeru faktury w przelewie

Zapłata z zastosowaniem MPP dokonywana jest przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub SKOK, przeznaczonego do dokonywania płatności w MPP. Obecnie, w komunikacie tym podatnik wskazuje:

• kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w MPP,
• kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto,
• numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność (lub - w przypadku zapłaty zaliczki - wyraz "zaliczka"),
• numer, za pomocą którego dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.

Natomiast dokonując zapłaty z zastosowaniem MPP od 1 stycznia 2027 r. w przypadku faktury ustrukturyzowanej w komunikacie przelewu trzeba będzie podawać numer identyfikujący tę fakturę w KSeF, a w przypadku faktury papierowej/elektronicznej - numer faktury. Pisaliśmy na ten temat w BI nr 21 z 20 lipca 2026 r. Nie ulegnie natomiast zmianie zasada wpisywania w komunikacie przelewu wyrazu "zaliczka" (zamiast numeru faktury lub numeru KSeF).

Podsumowanie

Faktury pro forma nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy o VAT i dlatego nie przewidziano ich wystawiania w ramach KSeF. Skoro jednak zapłatę dokonywaną z faktur pro forma należy traktować jak zaliczkę, to w komunikacie przelewu trzeba będzie od 1 stycznia 2027 r. (tak jak obecnie) wpisywać wyraz "zaliczka". Takie postępowanie będzie zgodne z przepisami i nie wywoła negatywnych skutków dla nabywcy przewidzianych dla zapłaty bez MPP, skoro dokona on zapłaty w tym mechanizmie.