Pracodawca odwołał pracownika z urlopu wypoczynkowego z uwagi na nagłą awarię maszyny, której usunięcie wymagało obecności tego pracownika. W związku z tym pracodawca zwrócił pracownikowi koszty wykupionych przez niego wczasów. Czy zwróconą kwotę pracodawca powinien opodatkować i oskładkować?
| Zwrot kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem pracownika z urlopu wypoczynkowego nie podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. W sytuacji przedstawionej w pytaniu może to dotyczyć m.in. kosztów opłat za pobyt w hotelu/apartamencie w części, w jakiej pracownik nie mógł z niego skorzystać z powodu odwołania go z urlopu. |
Regulacje kodeksowe
Prawo do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego przewiduje art. 167 § 1 Kodeksu pracy. W myśl tego przepisu, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. W takiej sytuacji pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 K.p.).
Przepisy Kodeksu pracy nie wyjaśniają, jakie wydatki zalicza się do kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem pracownika z urlopu. W praktyce przyjmuje się, że obejmują one przede wszystkim koszty niewykorzystanego, a wcześniej opłaconego pobytu m.in. w hotelu, apartamencie, pensjonacie, ośrodku wypoczynkowym, jeżeli pracownikowi nie przysługuje ich zwrot np. od organizatora wypoczynku, koszty opłaconych z góry wycieczek, różnego rodzaju imprez, koszty odwołania lub zmiany rezerwacji (np. opłata za anulowanie noclegu) oraz koszty podróży powrotnej z miejsca wypoczynku do miejsca zamieszkania. Koszty podlegające zwrotowi powinny zostać przez pracownika udokumentowane.
Zwrot wydatków nie dotyczy natomiast kosztów, które nie mają bezpośredniego związku z wypoczynkiem i tylko pośrednio wiążą się z przebywaniem pracownika na urlopie (np. koszty zakupu sprzętu sportowego).
Zwrot kosztów a przychód pracownika
Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF).
O przychodzie pracownika generalnie można mówić w sytuacji, gdy następuje trwałe przysporzenie w jego majątku. Takiego przysporzenia nie rodzi natomiast zwrot pracownikowi wydatków poniesionych przez niego wcześniej na organizację wypoczynku, z którego na skutek odwołania z urlopu nie mógł skorzystać. Przy czym dotyczy to kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem z urlopu. Zwrot takich kosztów nie stanowi u pracownika przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu.
Natomiast wszelkie inne kwoty wypłacone pracownikowi, niepozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu, powodują u niego powstanie przychodu (podlegającego opodatkowaniu).
Dodajmy, iż wydatki poniesione przez pracodawcę tytułem zwrotu kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem pracownika z urlopu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF i art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP.
Składki ZUS
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W podstawie tej nie uwzględnia się m.in. przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316).
Do ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób (z pewnymi zastrzeżeniami).
W sytuacji gdy pracownik - w związku z odwołaniem go z urlopu wypoczynkowego - otrzymuje od pracodawcy zwrot kosztów mających bezpośredni związek z takim odwołaniem, który nie rodzi u pracownika przychodu ze stosunku pracy, nie stanowi on również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Podstawę wymiaru składek ZUS będzie stanowił natomiast zwrot wydatków niepozostających bezpośrednio w związku z odwołaniem pracownika z urlopu, dobrowolnie dokonany przez pracodawcę.