Okres archiwizacji sprawozdań finansowych

W myśl ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.

Natomiast z przepisów Ordynacji podatkowej wynika, że podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Generalnie na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin ten może ulec zawieszeniu lub przerwaniu, co oczywiście wydłuża okres archiwizacji.

Należy pamiętać, że w art. 70 § 1a ustawy - Ordynacja podatkowa w dodatkowy sposób został określony okres przedawnienia zobowiązań podatkowych z poszczególnych tytułów powstałych w okresie opodatkowania ryczałtem od dochodu spółek, czyli opodatkowanych tzw. estońskim CIT. W takich przypadkach okres 5 lat liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności tego ryczałtu, m.in. od dochodu z tytułu ukrytych zysków, z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, czy dochodu z tytułu nieujawnionych operacji gospodarczych, a także od rozdysponowanego dochodu z tytułu zysku netto.

W sytuacji gdy termin przechowywania dowodów księgowych reguluje kilka aktów prawnych obowiązujących jednostkę, przyjmuje się najdłuższy termin z nich wynikający. Jednostka może również samodzielnie przyjąć dłuższy okres przechowywania niż wskazują przepisy, jeśli wynika to z jej indywidualnych potrzeb.