Uregulowania zawarte w ustawach o podatku dochodowym przewidują możliwość ujmowania w firmowych kosztach podatkowych różnego rodzaju świadczeń pracowniczych. Do tej kategorii świadczeń oprócz wynagrodzeń za pracę należą również m.in. zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy. Ogólna zasada stanowi, że obciążenia ich wartością kosztów uzyskania przychodów należy dokonywać w miesiącu, za który są one należne, jeżeli ich wypłata lub postawienie do dyspozycji pracownika ma miejsce w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Tak wynika z art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof i art. 15 ust. 4g ustawy o pdop.
Natomiast gdy pracodawca opóźnia się z uregulowaniem zobowiązań wskazanych w przywołanych przepisach, czyli również z tytułu zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, rozliczenie ich w kosztach uzyskania przychodów może nastąpić dopiero w miesiącu, w którym pracodawca je wypłaci (postawi do dyspozycji). Z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof oraz odpowiednio z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop wynika bowiem, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji m.in. omawianych zasiłków.
Wypłacane (stawiane do dyspozycji) przez pracodawcę zasiłki pieniężne są następnie potrącane ze składkami odprowadzanymi przez niego do ZUS, co powoduje, że ciężar ich finansowania faktycznie ponosi ZUS. W tej sytuacji powstała wątpliwość, czy zasiłki pieniężne podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych, pomimo tego, że nie mają charakteru definitywnego i czy opisane potrącenie ma wpływ na obciążenie kosztów składkami ZUS od wynagrodzeń pracowniczych w części finansowanej przez pracodawcę. O wyjaśnienie tej kwestii nasze Wydawnictwo wystąpiło do resortu finansów.
W odpowiedzi z dnia 21 lutego 2024 r. Ministerstwo Finansów, oprócz przywołanych powyżej przepisów, zwróciło uwagę także na art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 4h ustawy o pdop, z których wynika, że zakład pracy do kosztów podatkowych zalicza również, zgodnie z metodą memoriałową, należne składki na ubezpieczenia społeczne. Odnosząc się następnie do opisanych wątpliwości wskazało, że w sytuacji, gdy zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy zostaną następnie potrącone przez tego podatnika ze składek odprowadzanych do ZUS, to w takim przypadku zastosowanie znajdzie art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o pdof lub odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy o pdop. Te przepisy stanowią, że zasadniczo nie uważa się za koszty uzyskania przychodów nieopłaconych do ZUS składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek. W konsekwencji, gdy omawiane zasiłki zostaną z takich składek potrącone, to, w opinii Ministerstwa Finansów, zakład pracy zobowiązany jest do pomniejszenia kosztów podatkowych o tę część składek, wcześniej zaliczonych do tych kosztów metodą memoriałową.