Zatrudniając przy wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracowników, którzy urodzili się po 31 grudnia 1948 r., obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie wykazu stanowisk pracy, ewidencji pracowników wykonujących tego rodzaju prace oraz opłacanie za nich składki na FEP. Natomiast po zakończeniu roku kalendarzowego pracodawca musi też poinformować ZUS, że zatrudnia takie osoby. Taką informację składa się na druku ZUS ZSWA, w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Zgłoszenie ZUS ZSWA za 2023 r. płatnicy powinni jednak przekazać do ZUS do 2 kwietnia 2024 r., ponieważ w 2024 r. 31 marca przypada w niedzielę, a 1 kwietnia jest drugi dzień Wielkiej Nocy. Tylko w ściśle określonych przypadkach płatnik przekazuje je do organu rentowego w innym terminie. Tak jest np. w sytuacji:
- gdy pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej - informację należy przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie takiej emerytury,
- upadłości lub likwidacji pracodawcy - wtedy druk ZUS ZSWA trzeba przesłać najpóźniej w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.
Aby ustalić okres wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracodawca nie powinien uwzględniać okresów pobierania przez pracownika wynagrodzenia chorobowego oraz świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tj. zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego). Podczas ustalania okresu wykonywania takiej pracy powinien również pominąć okres urlopu wychowawczego i urlopu bezpłatnego, bowiem w tych okresach prace szczególne nie były wykonywane. Do okresów pracy szczególnej należy natomiast wliczyć okres, w którym pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym.
Zgłoszenie ZUS ZSWA pracodawca powinien przekazać do organu rentowego w takiej samej formie, w jakiej przekazuje pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe. Jeśli pracodawca pomyli się i przekaże do ZUS nieprawidłowe zgłoszenie, będzie je musiał skorygować w ciągu 7 dni.