1) Pracownik jest zatrudniony od października 2023 r. na podstawie umowy na zastępstwo za pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim, który jest rencistą. Zastępowany (...) wystąpił o rozwiązanie umowy (...) za porozumieniem stron, co zostało zaaprobowane. W efekcie pracownik zastępujący przejdzie na zwykłą umowę o pracę. Czy należy mu wydać świadectwo pracy za czas pracy na podstawie umowy na zastępstwo?
W świetle art. 97 § 1 zd. 1 K.p., wydanie świadectwa pracy nie jest konieczne, gdy przekształcenie umowy o pracę na zastępstwo (dalej zwanej umową na zastępstwo) w zwykłą umowę o pracę na czas określony lub na czas nieokreślony zostało dokonane:
- za porozumieniem zmieniającym,
- wskutek zamiaru zawarcia nowej umowy w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy na zastępstwo.
W przypadku wskazanym w pierwszym myślniku nie dochodzi w ogóle do ustania stosunku pracy, które warunkuje powstaniem obowiązku sporządzenia i przekazania pracownikowi świadectwa pracy. Z kolei w sytuacji przedstawionej w drugim myślniku, ustawodawca wprowadził wyjątek od spełnienia tego obowiązku.
Ważne: Pracodawca, który zawrze nową umowę o pracę w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy na zastępstwo, wydaje świadectwo pracy wyłącznie na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Powinien tego dopełnić w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. (...).
2) Czy zawierając zwykłą umowę o pracę na czas określony po umowie na zastępstwo, pracownik musi ponownie wypełnić kwestionariusz osobowy oraz otrzymać informację o warunkach zatrudnienia?
Pracodawca wybiera czy umowa zastępująca umowę na zastępstwo będzie zwykłą umową terminową, czy też bezterminową (dalej zwane łącznie zwykłą umową o pracę). Decyzja leży w jego gestii, z tym że pracownik musi na nią przystać. Zgoda pracownika jest potrzebna zarówno wtedy, gdy przekształcenie umowy na zastępstwo następuje w trybie:
- porozumienia zmieniającego bez rozwiązywania stosunku pracy, jak i
- zawarcia zwykłej umowy o pracę od następnego dnia (lub innego terminu ustalonego przez pracodawcę i pracownika) po rozwiązaniu umowy na zastępstwo.
W obydwu przypadkach nie ma potrzeby ponownego wypełniania przez pracownika kwestionariusza osobowego (jeśli pracodawca go stosuje) lub przekazania danych osobowych w postaci innego oświadczenia. Pracodawca dysponuje bowiem jego danymi, pozyskanymi zgodnie z art. 221 K.p. i ewentualnie art. 221a-221b K.p. Jeżeli wystąpiły jakiekolwiek zmiany w tych danych, pracownik powinien o nich informować pracodawcę na bieżąco. Ma to związek z kontynuowaniem dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 945 K.p. (...).
Pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia, gdy zmiana umowy na zastępstwo w zwykłą umowę o pracę nastąpiła w drodze:
- zawarcia nowej umowy o pracę nie bezpośrednio po rozwiązaniu umowy na zastępstwo, bez względu na modyfikację/brak modyfikacji poprzednich warunków pracy i płacy,
- porozumienia zmieniającego przewidującego jednocześnie inne od dotychczasowych warunki pracy i płacy, które są objęte dyspozycją art. 29 § 3 K.p. (...).
Utrzymanie warunków zatrudnienia w sytuacji z drugiego myślnika nie uruchamia obowiązku informowania, ponieważ sam rodzaj umowy mu nie podlega. Taki wniosek jest również uzasadniony w przypadku zawarcia zwykłej umowy o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu umowy na zastępstwo. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w stanowisku z 6 czerwca 2023 r. (...) wyjaśniło, że: "(...) Wydaje się, że zawarcie kolejnej umowy o pracę nie zawsze skutkuje koniecznością aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli zachowują one aktualność. Zawarcie bezpośrednio po umowie o pracę na czas określony kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony, co do zasady, nie powoduje zmiany warunków zatrudnienia, o których mowa w omawianym przepisie K.p. Jeżeli w związku z zawarciem bezpośrednio po umowie o pracę na czas określony kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony warunki zatrudnienia nie ulegają zmianie, to nie zachodzi konieczność aktualizacji treści informacji (...)".