Nasza firma planuje przekazać pracownicom z okazji Dnia Kobiet karty podarunkowe (dla wszystkich o jednakowej wartości wynoszącej 500 zł). Karty te zostaną sfinansowane ze środków obrotowych. Taką kartę otrzyma również pracownica, która obecnie przebywa na urlopie macierzyńskim. Czy od wartości przekazanej jej karty powinniśmy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne oraz składkę zdrowotną?
NIE. Zasadniczo przekazując pracownikom karty podarunkowe sfinansowane ze środków obrotowych, od ich wartości pracodawca powinien naliczyć obdarowanym osobom składki ubezpieczeniowe do ZUS (społeczne i zdrowotną). Takie świadczenie jest bowiem dla pracowników przychodem ze stosunku pracy, stanowiącym podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli jednak karta podarunkowa zostanie przekazana osobie pobierającej zasiłek macierzyński (tu: za okres urlopu macierzyńskiego), to od wartości takiego świadczenia pracodawca nie powinien naliczać do ZUS żadnych składek ubezpieczeniowych (społecznych ani zdrowotnej).
Aby ustalić podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, co do zasady, dana osoba musi posiadać tytuł do tych ubezpieczeń albo przychód osiągany przez tę osobę powinien pozostawać w bezpośrednim związku z takim tytułem. Tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych (społecznych) jest zarówno zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, jak i pobieranie zasiłku macierzyńskiego (tu: za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego). Osoba pobierająca zasiłek macierzyński nie jest objęta ubezpieczeniem zdrowotnym. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osób pobierających zasiłek macierzyński stanowi kwota tego zasiłku, co wynika z art. 18 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.).
Wartość karty podarunkowej przekazanej pracownikowi w okresie przebywania przez niego na urlopie macierzyńskim i pobierania z tego tytułu zasiłku macierzyńskiego nie stanowi więc podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe ze stosunku pracy. Prawo do tego świadczenia nie przysługuje bowiem za okres świadczenia pracy, tylko za czas przebywania na urlopie macierzyńskim, a więc odrębnego od stosunku pracy tytułu do ubezpieczeń (por. interpretację indywidualną Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 19 kwietnia 2023 r., znak DI/100000/43/307/2023).
Składki na ubezpieczenia społeczne oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne osobie pobierającej zasiłek macierzyński nalicza się na zasadach obowiązujących pracowników tylko od wypłat dokonanych w czasie tego urlopu, ale należnych za wcześniejszy okres świadczenia pracy (tj. sprzed urlopu macierzyńskiego), np. od zaległego wynagrodzenia, nagrody rocznej. Inne świadczenia wypłacone przez pracodawcę za okres urlopu macierzyńskiego (tj. za okres nieświadczenia pracy) nie stanowią podstawy do oskładkowania.