Siedzibą spółki jest wskazana w umowie miejscowość. W KRS dodatkowo trzeba wskazać adres spółki i adresy członków zarządu, a czasem też wspólników. W REGON można wskazać dodatkowe adresy prowadzenia działalności. Każdy przedsiębiorca powinien dbać o aktualizowanie adresu w KRS. Może mieć to wpływ na skuteczność doręczania przesyłek z urzędów i sądów.
Adresy spółki
W dziale pierwszym rejestru przedsiębiorców KRS zamieszcza się dane o siedzibie i adresie spółki (art. 38 pkt 1 lit. c ustawy o KRS). Portal Rejestrów Sądowych przy składaniu wniosków o wpis do KRS wymusza podanie danych składających się na adres zgodnie z rejestrem TERYT obejmującym oficjalne nazwy miejscowości i ulic.
Dodatkowo, jeśli podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców posiada oddziały, w KRS ujawnia się także ich siedziby i adresy, a w przypadku oddziału spółki, o której mowa w art. 4a pkt 1 ustawy o KRS, utworzonego w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym - także numer oddziału w rejestrze oraz nazwę tego rejestru.
Podstawowa dana adresowa spółki w ramach systemu jednego okienka jest przekazywana z KRS do urzędów. Jako dane uzupełniające do urzędów wskazać trzeba m.in. adresy miejsc prowadzenia działalności.
Adresy członków organów
Przepisy ustawy o KRS nakładają na podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców obowiązek podawania adresów do doręczeń członków ich organów. Art. 19a ust. 5 ustawy o KRS stawia wymóg dołączenia do wniosku o wpis do KRS danych o adresach do doręczeń osób reprezentujących podmiot wpisany do rejestru, likwidatorów i prokurentów (co ma m.in. ułatwiać prowadzenie przez sąd tzw. postępowania przymuszającego). Z kolei art. 19a ust. 5d ustawy o KRS dotyczący tylko spółek kapitałowych zobowiązuje do zgłoszenia sądowi adresów do doręczeń członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu (co ma ułatwiać powołanie zarządu w razie wakatu). Mogą to być w zależności od postanowień umowy/statutu spółki członkowie rady nadzorczej czy po prostu wspólnicy spółki z o.o.
Adresy, o których mowa w wymienionych przepisach, można znaleźć w aktach rejestrowych (obecnie upublicznianych elektronicznie). Natomiast nie odnotowuje się ich w samym rejestrze i nie można ich znaleźć w odpisie podmiotu z KRS.
Najważniejszy adres siedziby
Jak w tej mnogości danych mają odnajdywać się kontrahenci, współpracownicy czy wierzyciele spółek? W przypadku bieżącej działalności związanej z dostawami, spotkaniami itp. adresy ujawnione w publicznych rejestrach nie mają znaczenia. Przykładowo dostawy dla spółek są wykonywane na adres zamówienia, a nie na adres rejestrowy.
Inaczej sytuacja się przedstawia, gdy kontrahent wysyła do spółki korespondencję, która ma wywoływać określone skutki prawne. Spore znaczenie prawne może mieć np. wysłanie wezwania przedsądowego, a jeszcze większe np. złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy, odstąpieniu od niej albo oświadczenia o potrąceniu wzajemnych należności. W ostatnich przypadkach skuteczność oświadczeń jest zależna od tego czy osoby uprawnione do reprezentacji spółki miały możliwość się z nimi zapoznać. Z tego względu istotną korespondencję mogącą wywoływać skutki prawne należy wysyłać na adres spółki ujawniony w KRS. Zasadą wynikającą z art. 41 K.c. (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.) jest, że siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Adres rejestrowy jest adresem, pod którym spółka powinna zapewnić odbiór korespondencji. Jeśli tego nie robi (przesyłki zostają awizowane i zwrócone), to w relacjach z kontrahentami takie doręczenie będzie skuteczne. Spółka miała bowiem możliwość zapoznania się z kierowanym oświadczeniem.
Skutki w postępowaniach
Ta reguła zna pewne wyjątki w przypadku kierowania do spółki korespondencji przez sądy i urzędy. W procedurach sądowych (m.in. regulowanych przez Kodeks postępowania cywilnego i ustawę Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi) i urzędowych (Ordynacja podatkowa, Kodeks postępowania administracyjnego) występują przepisy przewidujące domniemanie skuteczności doręczeń dla podmiotów wpisanych do rejestrów sądowych na ich adresy ujawnione w rejestrze.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku wszczynania przez organy postępowań z urzędu oraz w sprawach sądowych inicjowanych przez podmioty trzecie. Dotyczy to również pozwów doręczanych przez sądy podmiotom wpisanym do KRS. Podwójne awizo takiej przesyłki i brak podjęcia w terminie będzie oznaczać skuteczne doręczenie, a w efekcie brak możliwości podjęcia obrony w procesie.
Aktualizacja danych
Ustawa o KRS nakłada na podmioty rejestrowe obowiązek aktualizacji zgłoszonych danych (art. 47 ustawy o KRS). W przypadku małej przeprowadzki (w obrębie tej samej miejscowości - zmiana adresu, ale nie siedziby) podstawą do zgłoszenia zmian w KRS będzie np. uchwała zarządu spółki z o.o. czy wspólników spółki jawnej. Jeśli przeprowadzka ma następować poza granice miejscowości, konieczne jest wprowadzenie zmian w umowie/statucie spółki, sporządzenie ich tekstu jednolitego i złożenie wniosku w KRS.
Zmiana adresu w KRS nie wywołuje bezpośredniego skutku dla doręczeń w toczących się postępowaniach przed sądami i urzędami. W przepisach regulujących różne rodzaje postępowań wspólnym rozwiązaniem jest pouczanie przez organ/sąd przy pierwszym doręczeniu pisma o obowiązku podawania informacji o zmienionym adresie. Przeprowadzka (nawet ta połączona ze zaktualizowaniem adresu w KRS) nie zwalnia spółki z obowiązku poinformowania organów i sądów o zmianie adresu. Pismo z informacją o zmienionym adresie należy wysłać oddzielnie do każdej sprawy toczącej się z udziałem spółki. W razie zaniechania tego obowiązku korespondencja będzie wysyłana na stary adres ze skutkiem doręczenia.
Aby uniknąć ryzyk związanych z brakiem odbioru przesyłek, warto zlecić operatorowi pocztowemu wykonanie usługi dosyłania korespondencji na nowy adres.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 685 ze zm.)