Pracodawcy tworzący ZFŚS mają obowiązek odprowadzania w każdym roku odpisu na ten Fundusz naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Obwieszczenie w sprawie wysokości wskazanego przeciętnego wynagrodzenia w 2025 r. zostało ogłoszone w dniu 19 lutego 2026 r. przez Prezesa GUS (Mon. Pol. poz. 232). Zgodnie z tym obwieszczeniem przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w 2025 r. wyniosło 7.770,04 zł, a w drugim półroczu 2025 r. wyniosło 7.848,60 zł. Biorąc pod uwagę, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 r. było wyższe od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2025 r., podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS w 2026 r. stanowi kwota 7.848,60 zł.
Tym samym wysokość odpisu podstawowego w 2026 r. na jednego pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy wynosi 2.943,23 zł (7.848,60 zł × 37,5%), a na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - 3.924,30 zł (7.848,60 zł × 50%).
Z kolei odpis na jednego pracownika młodocianego w 2026 r. wynosi:
- w I roku nauki - 392,43 zł (7.848,60 zł × 5%),
- w II roku nauki - 470,92 zł (7.848,60 zł × 6%),
- w III roku nauki - 549,40 zł (7.848,60 zł × 7%).
Pracodawca może też zwiększyć odpis podstawowy o odpisy fakultatywne. I tak, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, a także na każdego emeryta i rencistę, w tym ze zlikwidowanych zakładów pracy, nad którymi pracodawcy sprawują opiekę socjalną, wysokość odpisu może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (w 2026 r. o 490,54 zł).
Natomiast pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego (w 2026 r. o 588,65 zł).