Obowiązkiem każdego pracodawcy jest zgłoszenie zatrudnionych pracowników do ubezpieczeń w ZUS oraz rozliczanie składek za każdy miesiąc trwania stosunku pracy. Jeśli natomiast pracodawca zatrudnia pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r., którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, zdefiniowane w art. 3 ust. 1 i ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych, to jego obowiązkiem jest również prowadzenie wykazu stanowisk pracy, ewidencji pracowników wykonujących tego rodzaju prace oraz opłacanie za nich do ZUS składki na FEP. Z kolei po zakończeniu roku kalendarzowego pracodawca musi też poinformować organ rentowy, że zatrudnia takie osoby. Informację taką powinien złożyć na druku ZUS ZSWA w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Zgłoszenie ZUS ZSWA za 2025 r. pracodawcy powinni więc przekazać do ZUS do 31 marca 2026 r. Tylko w ściśle określonych przypadkach pracodawca przekazuje je do organu rentowego w innym terminie, np. w razie:
- złożenia przez pracownika wniosku o przyznanie emerytury pomostowej - druk ZUS ZSWA należy wówczas przekazać do ZUS w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej,
- wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej przed przekazaniem przez pracodawcę zgłoszenia ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy - druk ZUS ZSWA trzeba wtedy przekazać w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej wraz ze zgłoszeniem za poprzedni rok kalendarzowy.
Najwięcej trudności przysparza pracodawcom wypełnienie w druku ZUS ZSWA części, w której podaje się okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Podczas ustalania okresów tego rodzaju pracy przede wszystkim nie należy uwzględniać okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy bądź świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa. Nie trzeba zatem podawać okresów pobierania przez pracownika wynagrodzenia chorobowego, zasiłków (chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego), a także świadczenia rehabilitacyjnego. Należy również pominąć m.in. okres urlopu: wychowawczego, bezpłatnego i szkoleniowego. W tych bowiem okresach prace szczególne nie były wykonywane. Do okresów pracy szczególnej trzeba natomiast wliczać okres urlopu wypoczynkowego. Przy wypełnianiu ZUS ZSWA należy też pamiętać, aby nie pominąć pracowników świadczących pracę w normalnych warunkach, którzy zostali przesunięci do wykonywania pracy szczególnej tylko na krótki okres lub zostali zatrudnieni na zastępstwo do wykonywania takiej pracy.
Zgłoszenie ZUS ZSWA pracodawca powinien przekazać do ZUS w takiej samej formie, w jakiej przekazuje pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe.