Celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił psychofizycznych pracownika, dlatego powinien on być udzielany na bieżąco. Sytuacje przesunięcia niewykorzystanego urlopu na następny rok nie należą jednak do rzadkości. Granicznym terminem udzielenia urlopu za dany rok jest 30 września roku następnego (art. 168 K.p.). Przy czym regulacji tej nie stosuje się do urlopu na żądanie.
Termin na udzielenie zaległego urlopu dotyczy nie tylko kodeksowego urlopu wypoczynkowego, ale również urlopów przysługujących na mocy przepisów odrębnych, np. urlopu dodatkowego z tytułu niepełnosprawności. Należy podkreślić, że art. 168 K.p. wyznaczający termin udzielenia zaległego urlopu posługuje się sformułowaniem "należy pracownikowi udzielić urlopu". Pracodawca nie naruszy więc przepisu, jeżeli zaległego urlopu za dany rok udzieli nawet w ostatnim dniu września następnego roku.
Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego w wymaganych ustawowo terminach jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Odpowiedzialność wykroczeniową z tego tytułu ponosi wyłącznie pracodawca, bez względu na przyczynę powstania urlopowych zaległości. Na uchylenie tej odpowiedzialności nie wpływa nawet brak konstruktywnej współpracy ze strony pracownika w zakresie ustalenia terminu wykorzystania zaległego urlopu czy fakt, że pracodawca ma stosunkowo mało instrumentów prawnych pozwalających na jego jednostronne udzielenie. Kodeks pracy pozwala bowiem na narzucenie pracownikowi obowiązku wykorzystania urlopu wypoczynkowego tylko w okresie wypowiedzenia. Niemniej trzeba też odnotować wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, w którym Sąd ten orzekł, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (na to orzeczenie powołał się Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 14 lipca 2017 r., udostępnionym naszemu Wydawnictwu). Wobec zbliżającego się powoli terminu na udzielenie zaległego urlopu pracodawca powinien więc sprawdzić stan urlopów zaległych, a następnie wyegzekwować ich wykorzystanie przez pracowników.