Członek zarządu spółki z o.o. jest polskim rezydentem podatkowym. Swoją funkcję pełni od maja 2026 r. na podstawie aktu powołania i z tego tytułu otrzymuje co miesiąc wynagrodzenie (jest ono wypłacane za dany miesiąc do końca tego samego miesiąca). Na początku października 2026 r. dochód z tego tytułu przekroczy u tej osoby 120.000 zł. Czy w tej sytuacji spółka jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych powinna pobrać na koniec października br. podatek według 32% stawki pdof od przysługującej tej osobie należności?
Spółka z o.o. będąca płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych w stosunku do opisanych w pytaniu należności, wywiązując się ze swoich płatniczych obowiązków, nie może arbitralnie podjąć decyzji o zmianie stawki podatku dochodowego obliczanego przez nią i pobieranego od należności członka zarządu pełniącego swoją funkcję na podstawie aktu powołania. Wyłącznie podatnik będący członkiem jej zarządu może zdecydować o jej zmianie, składając wniosek o zastosowanie do wypłacanych mu (stawianych do dyspozycji) należności wyższej stawki podatkowej. Dopiero dysponując nim, spółka będzie miała obowiązek jego uwzględnienia przy obliczaniu zaliczki na pdof od przysługującego wnioskodawcy wynagrodzenia.
Dla wynagrodzeń otrzymywanych przez członków zarządu wykonujących powierzone im czynności na podstawie aktu powołania źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o pdof. W ramach tego źródła rozliczane są bowiem przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.
Od wartości przychodów uzyskiwanych przez członków zarządu spółka będąca płatnikiem pdof powinna zasadniczo pobierać zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o pdof. Wyjątkiem są tu okoliczności wskazane w art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o pdof, gdzie tego rodzaju przychody są opodatkowane ryczałtowo - nie dotyczą one jednak analizowanej sytuacji.
Zaliczkę na pdof od przychodu z tytułu pełnienia z powołania funkcji członka zarządu płatnik zobowiązany jest pobierać w wysokości 12% tego przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania, wynoszące 250 zł miesięcznie. W art. 41a ustawy o pdof przewidziano jednak, że płatnik zyskuje możliwość pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od przychodów z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu według wyższej, 32% stawki podatku, jeżeli podatnik złoży mu w tym zakresie wniosek.
Stąd wyłącznie wtedy, gdy spółka otrzyma od członka zarządu wniosek o pobór zaliczki na pdof według wyższej stawki, obowiązana będzie go respektować i począwszy od pierwszej zaliczki po jego otrzymaniu obliczać zaliczkę na pdof według stawki 32%.