Sprzedaż dla osób prywatnych ewidencjonuję w kasie fiskalnej. Czy wystawienie faktury przy użyciu kasy fiskalnej (bez paragonu) dla osoby prywatnej wyczerpuje obowiązek ewidencjonowania sprzedaży w kasie fiskalnej?
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani m.in. wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
a) w postaci papierowej lub
b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Dodatkowo, jak stanowi § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845), podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12 tego rozporządzenia. Zatem zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.
Z art. 106h ustawy o VAT wynika ponadto, że przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:
1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
Zasada ta nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Tak więc gdy sprzedawca (Czytelnik) zamierza wystawić fakturę dla osoby prywatnej nie przy użyciu kasy rejestrującej, to sama faktura nie zastępuje ewidencji w kasie fiskalnej. Zaś faktura wystawiona bezpośrednio przy użyciu kasy jest dokumentem fiskalnym i w takiej sytuacji nie jest wymagany paragon.