Były pracownik złożył wniosek o wydanie mu kopii wszystkich zaświadczeń o szkoleniach ukończonych w trakcie zatrudnienia. Przechowujemy dokumentację pracowników w formie papierowej. Czy możemy wydać mu tylko kopie wskazanych dokumentów, czy powinna to być kopia całej dokumentacji pracowniczej?
Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie byłemu pracownikowi kopii wybranych dokumentów z dokumentacji pracowniczej, o które ubiegał się we wniosku.
Na mocy art. 9412 K.p. pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej:
1) pracownika lub byłego pracownika albo
2) osób, o których mowa w art. 949 § 3 K.p., w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.
Podobnie omawianą kwestię reguluje § 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2026 r. poz. 474). Stanowi on, że pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobie, o której mowa w art. 949 § 3 K.p., kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku, niepóźniej niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.
Jeżeli dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą (§ 18 ust. 1 pkt 1 powołanego rozporządzenia).
W kwestii wnioskowania tylko o niektóre dokumenty z dokumentacji pracowniczej wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 23 listopada 2022 r. Uznało w nim, że: "(...) zgodnie z art. 9412 Kodeksu pracy pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo uprawnionych osób, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. (...)
W związku z powyższym pracownik może złożyć wniosek o wydanie dokumentacji, a pracodawca ma obowiązek ten wniosek uwzględnić. We wniosku, zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, pracownik może wskazać, że jest zainteresowany uzyskaniem kopii całości swoich akt osobowych (część A, B, C i D; obecnie też E - przypis red.), czy też ich części na przykład poprzez wskazanie poszczególnych dokumentów. Zatem wniosek o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej może dotyczyć także dowolnie wskazanej grupy dokumentów, np. zaświadczeń ze szkoleń. (...)".