W lipcu 2026 r. zmarł pracownik spółki. Na jakich kontach kosztowych zaksięgować należne mu za ten miesiąc wynagrodzenie oraz ekwiwalent za urlop i odprawę pośmiertną? W którym miesiącu dokonać należy księgowań?
Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku stanowi należność ze stosunku pracy, dlatego w księgach rachunkowych należy odnieść je w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej i ująć na koncie służącym do ewidencji kosztów wynagrodzeń pracowniczych, tj. koncie 40-4 "Wynagrodzenia" i/lub na odpowiednim koncie w zespole 5. Drugostronnie nie należy ujmować go na koncie rozrachunkowym dotyczącym zmarłego pracownika, ale na koncie pozostałych rozrachunków, np. na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto imienne uprawnionej osoby). Przysługuje ono bowiem osobom wskazanym w art. 631 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), tj. małżonkowi zmarłego i innym osobom spełniającym warunki do uzyskania renty rodzinnej po zmarłym, określone w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Gdy nie ma takich osób, należności po zmarłym pracowniku wchodzą w skład masy spadkowej.
Wynagrodzenie zmarłego pracownika powinno zostać ujęte na ogólnych zasadach, w kosztach miesiąca, którego koszt dotyczył, tj. w którym pracownik świadczył pracę, czyli kosztach lipca 2026 r. Jak stanowi art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest to należność przysługująca pracownikowi w związku z łączącym go z pracodawcą stosunkiem pracy. W księgach rachunkowych ekwiwalent ten należałoby ująć podobnymi zapisami jak wynagrodzenie.
Natomiast odprawa pośmiertna nie jest świadczeniem należnym pracownikowi w związku z wykonywaną przez niego pracą. Jest świadczeniem przysługującym rodzinie zmarłego pracownika na postawie art. 93 § 1 K.p. W księgach rachunkowych odprawy nie kwalifikuje się do kosztów wynagrodzeń i obciążeń związanych z wynagrodzeniami. Odprawa pośmiertna podlega ujęciu w ciężar kosztów działalności operacyjnej w ramach kosztów rodzajowych na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" i/lub na odpowiednim koncie w zespole 5 w korespondencji z kontem 24. Księgowania kosztu odprawy należałoby dokonać w miesiącu, w którym odprawa jest należna, tj. w którym uprawnione osoby zwróciły się z wnioskiem o wypłatę odprawy i pracodawca podjął decyzję o jej wypłacie.