Sprzedaż z lipca 2026 r. w sierpniowym raporcie fiskalnym a zapisy w księdze podatkowej

Raport dobowy z dnia 1 sierpnia 2026 r. dotyczył lipca 2026 r., przychód ze sprzedaży z niego wynikający został ujęty w księdze podatkowej w lipcu 2026 r. Jest on jednak wskazany w raporcie miesięcznym za sierpień 2026 r. Czy w księdze podatkowej należy wpisać raport miesięczny za sierpień 2026 r. w całości i następnie wystornować w odrębnej pozycji księgi dowodem wewnętrznym sprzedaż z lipca 2026 r., czy też można ująć w księdze raport miesięczny z sierpnia 2026 r. w kwocie pomniejszonej o raport dobowy z 1 lipca 2026 r., ze wpisem do ewidencji oczywistych pomyłek?

Zgodnie z podstawową zasadą sformułowaną w art. 14 ust. 1c ustawy o pdof przychody z działalności gospodarczej dla celów podatku dochodowego powstają w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, niepóźniej niż w dniu wystawienia faktury lub uregulowania należności. W tych datach przychody należy zasadniczo ewidencjonować w księdze podatkowej.

Przy czym zgodnie z § 12 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299 ze zm.) podatnik, który prowadzi ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT, dokonuje zapisów w księdze dotyczących przychodów ewidencjonowanych w kasach na podstawie danych wynikających z:

• raportów fiskalnych dobowych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu lub
• na koniec każdego miesiąca, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

Jak wskazuje § 12 ust. 4 rozporządzenia MFiG w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, korekty danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych) dokonuje się na podstawie:

1) odrębnych ewidencji,

2) dowodu wewnętrznego - w przypadku korekt, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach.

O tym, jakie odrębne ewidencje prowadzi się dla korekt danych w raportach fiskalnych, stanowi rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845). Przewiduje ono ewidencję zwrotów i uznanych reklamacji dla zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży (§ 3 ust. 3 rozporządzenia), a także ewidencję oczywistych pomyłek dla oczywistych pomyłek w ewidencji dotyczących błędnie ujętej sprzedaży, tj. wartości sprzedaży brutto i wysokości podatku należnego (§ 3 ust. 4 rozporządzenia). W przypadku wpisu do ewidencji oczywistych pomyłek podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Z pytania wynika, że sprzedaż jest ewidencjonowana w księdze podatkowej na podstawie raportów miesięcznych, lecz sprzedaż dotycząca lipca 2026 r., która została zaliczona do przychodów lipca 2026 r. i ujęta w księdze podatkowej za ten miesiąc, została ujęta w miesięcznym raporcie fiskalnym za sierpień 2026 r. To zdarzenie nie spełnia warunków do objęcia odrębną ewidencją prowadzoną wraz z kasą fiskalną. Korekta powinna zostać ujęta w dowodzie wewnętrznym.

Taki dowód wewnętrzny stanowi podstawę dokonania zapisu w księdze ze znakiem (-). Dowód ten powinien zawierać co najmniej: numer dowodu, datę wystawienia, oznaczenie raportu fiskalnego, którego dotyczy korekta, przyczynę korekty oraz wysokość korekty, która pomniejsza wysokość przychodu wynikającą z raportu fiskalnego. Tak wskazuje § 12 ust. 4 rozporządzenia MFiG w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zatem w sytuacji przedstawionej w pytaniu należy ująć w księdze podatkowej za sierpień 2026 r. pełną kwotę przychodów wynikającą z raportu fiskalnego miesięcznego - w kolumnie 9 "Wartość sprzedanych towarów i usług" - a następnie na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego, zawierającego dane wskazane wcześniej, skorygować wartość tego przychodu, wpisując przychód ze sprzedaży ujęty w raporcie fiskalnym za sierpień 2026 r. dotyczący lipca 2026 r. ze znakiem minus do kolumny 9 księgi. Oba zapisy powinny być dokonane pod datą 31 sierpnia 2026 r.