Na najbliższym nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników zostanę powołany w skład zarządu spółki z o.o. Uchwała wspólników w sprawie mojego powołania ma wejść w życie z chwilą jej podjęcia. Przyjmuję, że będę mógł działać za spółkę od tego momentu. Czy w celu wykazania umocowania do działania za spółkę wystarczy uchwała w sprawie powołania i kopia wniosku złożonego do KRS?
TAK. Spółka, którą będzie reprezentował nowo wybrany członek zarządu jeszcze niewpisany do KRS, może wskazać na powołanie danej osoby do składu zarządu przez wspólników i dodatkowo także na fakt złożenia wniosku o wpis zmian w składzie zarządu do KRS. W tym celu można przedstawić np. odpis czy kopię protokołu ze zgromadzenia wspólników z uchwałą w sprawie powołania danej osoby do pełnienia funkcji w zarządzie oraz kopię wniosku o wpis zmian w tym zakresie do KRS.
Członek zarządu jest powoływany (wybierany) i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 201 § 4 K.s.h.). Dana osoba staje się członkiem zarządu z chwilą powołania do pełnienia tej funkcji przez uprawniony organ, a nie z chwilą wpisu w KRS.
Zmiany składu zarządu podlegają obowiązkowo ujawnieniu w KRS, jednak wpis w tym zakresie ma jedynie charakter ujawniający.
Stanowisko, że wpis do KRS potwierdza jedynie zaistniałe zmiany w składzie zarządu, nie budzi żadnych wątpliwości. Niejednokrotnie było prezentowane w orzecznictwie sądowym. Przykładowo Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 23 lipca 2020 r., sygn. akt IV CSK 75/20, potwierdził, że sam wpis nie decyduje, czy ktoś jest czy nie jest członkiem zarządu, bowiem status prawny członka zarządu spółki określają umowa spółki oraz przepisy art. 201-211 K.s.h. SN już wcześniej, m.in. w wyroku z dnia 4 września 2012 r., sygn. akt I UK 137/12, wskazywał, że wpis zmian w składzie osobowym zarządu w rejestrze sądowym ma tylko charakter deklaratoryjny (ujawniający). Domniemywa się, że wpis w KRS jest prawdziwy, lecz jest to domniemanie wzruszalne. Ustanowione jest ono dla ochrony osób trzecich (kontrahentów spółki).
Przy tym brak wpisu w KRS może powodować trudności w wykazaniu uprawnienia do reprezentacji spółki. Przykładowo asesor WSA w Warszawie zarządzeniem z dnia 12 marca 2026 r. pozostawił bez rozpoznania wniosek spółki z o.o. o sporządzenie uzasadnienia wyroku z powodu nieprawidłowości w umocowaniu do działania za spółkę jej pełnomocnika będącego radcą prawnym. Spółka wniosła zażalenie na to zarządzenie, a NSA je uchylił postanowieniem z dnia 29 czerwca 2026 r., sygn. akt II OZ 685/26. NSA wskazał, że pełnomocnik spółki do zażalenia dołączył kopię protokołu nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z dnia 15 grudnia 2025 r., zawierającego m.in. uchwałę nr 3 w sprawie powołania w skład zarządu spółki osoby, która podpisała dla niego pełnomocnictwo oraz kopię wniosku z dnia 16 grudnia 2025 r. o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców w zakresie ujawnienia tej zmiany w składzie organu spółki. NSA potwierdził, że wpis osób wchodzących w skład zarządu do KRS ma charakter deklaratoryjny. Oznacza to, że objęcie funkcji przez osobę powołaną do zarządu nie zależy od wpisu do rejestru. Członkiem zarządu jest zatem ten, który został prawidłowo powołany do organu. Odwołanie oraz wybór członka zarządu spółki z o.o. następuje na mocy uchwały zgromadzenia wspólników, której skuteczność nie zależy od dokonania odpowiedniego wpisu w KRS.