Jako zamawiający planujemy udzielić zamówienia krajowego w trybie podstawowym. Zastanawiamy się nad wariantem takiego zamówienia. Kiedy należy przygotować specyfikację warunków zamówienia (SWZ), a kiedy opis potrzeb i wymagań (OPW)?
Podstawowe dokumenty zamówienia dla każdego z wariantów trybu podstawowego określa art. 277 Prawa zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793). W wariancie pierwszym i drugim jest to SWZ. W wariancie trzecim OPW, a dopiero na dalszym etapie - SWZ.
Przez dokumenty zamówienia należy rozumieć dokumenty sporządzone przez zamawiającego lub dokumenty, do których zamawiający odwołuje się, inne niż ogłoszenie służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym SWZ oraz OPW. Podstawowa różnica między SWZ a OPW wynika z charakteru informacji o przedmiocie zamówienia znajdującej się w tych dokumentach. Specyfikacja zawiera opis przedmiotu zamówienia ściśle odpowiadający wymaganiom wskazanym w art. 99 i nast. Pzp. Natomiast OPW ujmuje określenie przedmiotu zamówienia, opis potrzeb zamawiającego i cechy charakterystyczne dostaw, robót budowlanych lub usług będących przedmiotem zamówienia, a tym samym daje większą swobodę wykonawcom w zakresie oferowanych rozwiązań.
Treść SWZ dla wariantu pierwszego i drugiego trybu podstawowego określa art. 281 Pzp. Jest to dokument udostępniany na stronie internetowej prowadzonego postępowania od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Zmiany specyfikacji możliwe są tylko przed upływem terminu składania ofert.
W wariancie trzecim trybu podstawowego wraz z ogłoszeniem zamawiający zamieszcza OPW. Dokument ten zawiera również minimalne wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia, niepodlegające negocjacjom, które muszą spełniać wszystkie oferty. Jak czytamy w komentarzu Urzędu Zamówień Publicznych do Prawa zamówień Publicznych, dostępnym na stronie www.gov/web/uzp: "Informacje zawarte w OPW muszą być wystarczająco precyzyjne, aby umożliwić wykonawcom ustalenie charakteru i zakresu zamówienia oraz podjęcie decyzji co do złożenia oferty podlegającej negocjacjom. Poszczególne oferty, które wykonawcy będą składali w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, mogą zawierać różne propozycje rozwiązań. Ich treść będzie niezmienna tylko w zakresie minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia, w pozostałym zakresie treść oferty będzie mogła być przedmiotem negocjacji. Zakres możliwych negocjacji w tym wariancie będzie zdecydowanie szerszy niż w wariancie drugim trybu podstawowego (art. 275 pkt 2 Pzp). W trzecim wariancie zamawiający sporządza SWZ dopiero po zakończeniu negocjacji. Jest to dokument, który stanowi doprecyzowanie i uzupełnienie informacji zawartych w OPW w zakresie, w jakim było to przedmiotem negocjacji. Częścią SWZ, podobnie jak w wariancie pierwszym i drugim trybu podstawowego, jest opis przedmiotu zamówienia. SWZ nie może zawierać postanowień, które prowadziłyby do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia, a także do zmiany istotnych elementów treści ogłoszenia o zamówieniu. Zmiany SWZ są możliwe tylko przed upływem terminu składania ofert ostatecznych".