Procedura postępowania w przypadku potwierdzenia niezdolności do pracy po wypłaceniu pracownikowi pełnego wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc

Nasz wieloletni pracownik za sierpień 2026 r. otrzymał wynagrodzenie za pracę w stałej stawce miesięcznej w dniu 28 sierpnia 2026 r. (tj. w piątek), a 29 sierpnia 2026 r. (tj. w sobotę, dzień wolny od pracy) trafił do szpitala, w którym przebywał 4 dni. Przy wypisie ze szpitala wystawiono mu zaświadczenie lekarskie na okres od 29 sierpnia do 30 września 2026 r. Wpłynęło ono na nasz profil płatnika składek na PUE ZUS w dniu 2 września 2026 r. Pracownik ten ma 55 lat i jest to jego pierwsza niezdolność do pracy w 2026 r.

1) Czy z uwagi na fakt, iż pracownik za sierpień 2026 r. otrzymał już pełne wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie chorobowe należne mu jest dopiero od 1 września 2026 r.?

NIE. Mimo że pracownik, w związku z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę, za sierpień 2026 r. otrzymał to wynagrodzenie w pełnej wysokości, za przypadające w tym miesiącu dni niezdolności do pracy potwierdzone zaświadczeniem lekarskim (tzw. e-ZLA) powinien otrzymać stosowne świadczenie chorobowe, tj. w omawianym przypadku wynagrodzenie chorobowe.

Świadczenie to, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):

• przysługuje za pierwsze w danym roku kalendarzowym 33 lub - w przypadku, gdy pracownik ukończył 50 lat - 14 dni niezdolności do pracy z powodu choroby,
• oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy,
• nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego.

Co prawda w świetle art. 12 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2026 r. poz. 854), zwanej ustawą zasiłkową, zasiłek chorobowy (a tym samym i wynagrodzenie chorobowe) nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy, w których ubezpieczony na podstawie przepisów o wynagradzaniu zachowuje prawo do wynagrodzenia, jednak z pytania wynika, że pracownik za ostatnie dni sierpnia 2026 r. otrzymał wynagrodzenie za pracę wyłącznie z uwagi na fakt, iż niezdolność do pracy powstała już po wypłacie tego wynagrodzenia (pracodawca nie mógł jej przewidzieć). W efekcie:

• nie może tu mieć zastosowania przywołany wcześniej art. 12 ust. 1 ustawy zasiłkowej, a tym samym
• pracownik ma prawo do świadczenia chorobowego począwszy od 29 sierpnia 2026 r.

Z tytułu obecnej niezdolności do pracy przysługuje mu odpowiednio, za okres:

• od 29 sierpnia do 11 września 2026 r. (tj. za 14 dni) - wynagrodzenie chorobowe,
• od 12 do 30 września 2026 r. - zasiłek chorobowy.

2) Czy w związku z wypłatą wynagrodzenia chorobowego od pierwszego dnia niezdolności do pracy powinniśmy skorygować wypłacone pracownikowi wynagrodzenie za pracę i listę płac za sierpień 2026 r.?

W sytuacji przedstawionej w pytaniu nastąpiła nadpłata wynagrodzenia za pracę za sierpień 2026 r., gdyż zwolnienie lekarskie zostało wystawione i wpłynęło na profil informacyjny płatnika składek już po wypłacie pełnego stałego miesięcznego wynagrodzenia za dany miesiąc. Wymaga to skorygowania wypłaconego wynagrodzenia. Jednak nie należy robić korekty listy płac za sierpień br. Nadpłatę tę wystarczy wykazać w liście płac dotyczącej miesiąca, w którym będzie dokonywane odliczenie lub potrącenie.

W przypadku niezawinionej przez pracodawcę nadpłaty wynagrodzenia zastosowanie znajduje art. 87 § 7 K.p. Stanowi on, że z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Wskazanego odliczenia nie należy jednak utożsamiać z potrąceniem z wynagrodzenia.

Ponadto odliczenie z wynagrodzenia za pracę na podstawie art. 87 § 7 K.p. nie wymaga zgody pracownika. W przypadku gdy pracodawca nie dokona takiego odliczenia w następnym terminie płatności, to w późniejszym terminie może dokonać potrącenia z wynagrodzenia pracownika, ale wyłącznie za jego pisemną zgodą (art. 91 § 1 K.p.).

Omawiane odliczenie polega na zmniejszeniu kwoty wynagrodzenia do wypłaty w danym miesiącu o wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie mu nie przysługiwało. Jeżeli chodzi o poprzedni termin płatności, to należy przez niego rozumieć dzień ostatniej faktycznej wypłaty wynagrodzenia. Nie zawsze więc będzie to dzień przypadający w poprzednim miesiącu kalendarzowym. Jeżeli w takim miesiącu nie wypłacono wynagrodzenia, terminem płatności bezpośrednio poprzedzającym będzie dzień z wcześniejszego miesiąca. Chodzi tu o sytuację, gdy choroba pracownika obejmuje następny miesiąc/miesiące, za który(-e) zostanie mu wypłacony zasiłek chorobowy (tak jak ma to miejsce w pytaniu). W takich okolicznościach kwotę nadpłaconego wynagrodzenia za pracę można odliczyć z przysługującego pracownikowi zasiłku chorobowego, ale wyłącznie za jego zgodą (przykład), co potwierdza organ rentowy w swoim komentarzu do ustawy zasiłkowej, udostępnionym na stronie internetowej www.zus.pl.