Spółka wypłaca wynagrodzenia 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są one należne. 10 stycznia 2024 r. wypłaciła pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za okres od 7 grudnia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. w wysokości 80% wynagrodzenia. Okazało się jednak, że powodem niezdolności do pracy był wypadek, któremu pracownik uległ w drodze do pracy.
30 stycznia 2024 r. dział płac otrzymał kartę wypadku i na tej podstawie tego samego dnia pracodawca dokonał wyrównania wynagrodzenia za czas choroby do wysokości 100% wynagrodzenia. Czy kwota wypłaconego wyrównania stanowi koszt uzyskania przychodów w grudniu 2023 r., czy w styczniu 2024 r.?
Jeśli kwota z tytułu wyrównania wynagrodzenia za czas choroby została wypłacona terminowo, to naszym zdaniem, powinna być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w grudniu 2023 r. W przypadku opóźnienia, kwota ta powinna być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w dacie jej wypłaty/postawienia do dyspozycji pracownika.
Za czas niezdolności do pracy wskutek "zwykłej" choroby pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu. Jeśli niezdolność do pracy jest wynikiem wypadku w drodze do pracy lub z pracy, pracownik ma prawo do 100% wynagrodzenia.
Ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku w drodze do pracy lub z pracy dokonuje pracodawca, sporządzając w tym celu dokument w postaci karty wypadku w drodze do pracy lub z pracy. Wzór takiego dokumentu określony został w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad oraz trybu uznawania zdarzenia za wypadek w drodze do pracy lub z pracy, sposobu jego dokumentowania, wzoru karty wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz terminu jej sporządzania (Dz. U. z 2013 r. poz. 924).
Należy zauważyć, że pracownik, który uległ wypadkowi w drodze do pracy lub z pracy obowiązany jest niezwłocznie (lub po ustaniu przeszkód uniemożliwiających niezwłoczne zawiadomienie) zawiadomić o wypadku pracodawcę. Natomiast pracodawca ma 14 dni od dnia uzyskania takiego zawiadomienia na sporządzenie wskazanego dokumentu. Tak wynika z § 1 i 4 tego rozporządzenia.
Kwalifikacja wynagrodzeń (i innych należności ze stosunku pracy) do kosztów uzyskania przychodów odbywa się na zasadach określonych w art. 22 ust. 6ba updof i art. 15 ust. 4g updop. Na podstawie tych przepisów należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 updof, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z nieistotnym w tym przypadku zastrzeżeniem, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55 updof i art. 16 ust. 1 pkt 57 updop. Stosownie do tych przepisów nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych m.in. w art. 12 ust. 1 i 6 updof.
W rezultacie nieterminowo wypłacone wynagrodzenia za pracę mogą być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów dopiero w dniu, w którym zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji.
W analizowanej sytuacji spółka w wyniku zaistniałych okoliczności zobowiązana była wyrównać pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby. Okazało się bowiem, że powodem niezdolności do pracy był wypadek w drodze do pracy. W związku z tym pracownik miał prawo do 100% wynagrodzenia i pracodawca wyrównał wcześniej wypłacone wynagrodzenie w wysokości 80% do pełnej, 100% kwoty. Nastąpiło to niezwłocznie po otrzymaniu karty wypadku.
Naszym zdaniem, jeśli podjęte czynności przebiegały terminowo, to kwotę wypłaconego wyrównania spółka powinna zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w grudniu 2023 r. Jeśli natomiast miało miejsce opóźnienie w wypłacie tego wyrównania, to powinno być ono zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie wypłaty/postawienia do dyspozycji pracownika.