Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym, w ramach której świadczę usługi programistyczno-wdrożeniowe. Miejsce zamieszkania jest jednocześnie siedzibą mojej firmy. Podjąłem współpracę na świadczenie swoich usług z firmą mającą siedzibę w znacznej odległości od mojego miejsca zamieszkania. Z uwagi na to, że wdrożenie świadczonych usług wymaga wizyt u kontrahenta, rozważam wynajem mieszkania w miejscowości jego siedziby. To pozwoliłoby mi na optymalizację kosztów i czasu realizacji umowy. Czy wydatki na najem mieszkania mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Wydatki na najem mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej w miejscowości siedziby kontrahenta znajdującej się poza miejscowością, w której podatnik prowadzi działalność, mogą stanowić u niego koszty uzyskania przychodów.
Zgodnie z ogólną definicją kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 updof, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.
Z uwagi na to, że definicja ta ma charakter ogólny, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem sytuacji gdy ustawodawca wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.
| Zwróć uwagę!
W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, zasadniczo wydatki poniesione związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 23 updof, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Oprócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. To wszystko oznacza, że nie każdy poniesiony wydatek związany z prowadzoną działalnością podatnika będzie stanowił koszt uzyskania przychodów, a tylko taki, który jest poniesiony w celu osiągnięcia (powstania lub zwiększenia) przychodu, nawet jeżeli faktycznie przychód ten nie wystąpi, lub w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest działalność gospodarcza. |
W stanie faktycznym, podatnik rozważa wynajem mieszkania ze względu na rozpoczęcie współpracy z kontrahentem, którego miejsce siedziby jest inne niż miejsce prowadzenia działalności przez podatnika. Niewątpliwie rozszerzenie dostępności świadczonych przez niego usług na inne miejscowości będzie miało wpływ na zwiększenie przychodów z działalności gospodarczej. Również charakter świadczonych usług - konieczność pracy w miejscu siedziby klienta uzasadnia wynajem mieszkania. To pozwoli na optymalizację czasu pracy, lepszą organizację pracy i obniżenie kosztów związanych z dotarciem do niego. Poza tym wynajem mieszkania może być tańszą opcją niż pobyt w hotelu.
Podobne argumenty przekonały Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który 20 czerwca 2025 r. wydał interpretację indywidualną nr 0113-KDIPT2-1.4011.401.2025.2.HJ. Czytamy w niej: "(...) jeżeli powodem wynajęcia mieszkania było nawiązanie współpracy z podmiotem gospodarczym, na rzecz którego świadczy Pan usługi, a którego siedziba znajduje się poza miejscowością, w której Pan zamieszkuje i na stałe przebywa, to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, spełniające przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w Pana pozarolniczej działalności gospodarczej".
Kwestia wynajmu mieszkania na potrzeby działalności gospodarczej podatnika w miejscowości siedziby kontrahenta, innej niż miejsce jego zamieszkania, już wcześniej była przedmiotem interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który zajmował w nich podobne stanowisko. Można tu np. powołać interpretację indywidualną z 3 października 2024 r., nr 0115-KDIT3.4011.629.2024.1.MJ, z 24 czerwca 2024 r., nr 0115-KDIT1.4011.327.2024.1.DB i z 5 kwietnia 2024 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.225.2024.2.MW.
Z interpretacji tych wynika, że stanowisko organu podatkowego w kwestii najmu mieszkania na potrzeby działalności gospodarczej jest niezmienne. Oznacza to, że podatnik PIT prowadzący działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na najem mieszkania w miejscowości innej niż siedziba działalności, pod warunkiem, że wykaże ich związek z przychodami i odpowiednio je udokumentuje. W takiej sytuacji nie wystarczą tylko dowody przedstawione przez właściciela wynajmowanego mieszkania stwierdzające wysokość poniesionych wydatków z tytułu najmu mieszkania, ale niezbędne jest posiadanie dowodów świadczących o wykonaniu usług wymagających pobytu w miejscowości, w której będzie wynajęte mieszkanie. Dowody te powinny potwierdzać racjonalność poniesionych wydatków oraz umożliwić ustalenia ich związku przyczynowego z uzyskanymi przychodami.