W myśl art. 15 ust. 1 updop, podatnicy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów takie koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. W praktyce przyjmuje się także, że warunkiem uwzględnienia kosztu w rachunku podatkowym jest to, aby koszt ten był racjonalny, ekonomicznie uzasadniony oraz właściwe udokumentowany.
Organy podatkowe wskazują, że poniesiony przez podatnika wydatek stanowi u niego koszt uzyskania przychodu, gdy spełnia następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), czyli wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.611.2025.1.EWJ.
Wydatek poniesiony na zapłatę kaucji, w tym kaucji za butelki plastikowe, nie został wyłączony z kosztów uzyskania przychodów na podstawie wspomnianego art. 16 ust. 1 updop. W przypadku gdy kaucja związana jest z zakupem wody (w butelkach plastikowych) na spotkania biznesowe, występuje również związek wymienionego wydatku z przychodami podatkowymi. Nie jest to także wyłączony z kosztów podatkowych koszt reprezentacji, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 grudnia 2025 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.496.2025.5.AP, dotyczącą m.in. wydatków na poczęstunek na spotkaniach z kontrahentami).
Zwróćmy jednak uwagę na fakt, że zapłacona kaucja nie ma charakteru ostatecznego, definitywnego, podlega bowiem zwrotowi. To oznacza, że nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Podobnie wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 października 2025 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.417.2025.4.MF (dotyczącej kaucji pobranej z innego tytułu, niemniej jednak argumenty w niej zawarte mogą mieć zastosowanie także w przedmiotowej sprawie). Jak czytamy w tej interpretacji: "(...) cechą charakterystyczną kaucji jest to, że może zostać ona wykorzystana tylko w ściśle określonym przypadku, tj. w razie niedopełnienia zobowiązania. Ustanowienie kaucji ma zatem charakter gwarancyjny, zabezpieczający, co oznacza, że kaucja jest ustanowiona na wypadek, gdyby strona umowy, która złożyła kaucję, nie wywiązała się z niej. Wówczas druga strona umowy może zaspokoić się ze złożonej kaucji. Co do zasady kaucja nie jest zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi po wykonaniu umowy.
Z istoty zabezpieczającego charakteru kaucji wynika, iż nie ma ona natury świadczenia definitywnego. Jest ona świadczeniem zwrotnym.
(...) Kaucja, która nie jest zapłatą za wykonanie świadczenia, jest neutralna podatkowo, tzn. nie jest ani przychodem, ani kosztem, aż do wystąpienia okoliczności, które uprawniają wierzyciela do zatrzymania kaucji".
Wspomnijmy, że gdy podatnik otrzyma zwrot zapłaconej kaucji, to nie powstanie u niego z tego tytułu przychód podatkowy.