3.1. Opodatkowanie wielu umów zlecenia
W lutym 2026 r. zawarliśmy z osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej i niebędącą naszym pracownikiem trzy umowy zlecenia, każdą na kwotę 100 zł. Czy dokonując w marcu 2026 r. wypłaty wynagrodzeń z tytułu tych umów, powinniśmy pobrać zryczałtowany podatek dochodowy, czy zaliczkę na podatek?
Płatnik powinien pobrać zryczałtowany podatek dochodowy.
Przychód z umowy zlecenia opodatkowany jest 12% zryczałtowanym podatkiem dochodowym, jeżeli kwota należności określona w tej umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł. Tak wynika z art. 30 ust. 1 pkt 5a updof.
Zatem, dla zastosowania zryczałtowanego podatku dochodowego, konieczne jest, aby:
- umowa zlecenia nie została zawarta w ramach prowadzonej przez zleceniobiorcę działalności gospodarczej,
- zleceniobiorca nie był pracownikiem płatnika,
- kwota należności wynikająca z danej umowy zlecenia nie przekraczała 200 zł.
Płatnik nie musi kontrolować, czy w danym miesiącu zawarł z tym samym zleceniobiorcą inne umowy zlecenia, ani sprawdzać ich kwot. Bez znaczenia jest łączna wartość wszystkich umów zawartych w danym miesiącu z danym zleceniobiorcą. O sposobie opodatkowania każdej umowy zlecenia decyduje kwota należności określona w tej umowie. Tak więc płatnik, który zawarł ze zleceniobiorcą nieprowadzącym działalności gospodarczej i niebędącym jego pracownikiem trzy umowy zlecenia, każdą na kwotę 100 zł, dokonując wypłaty wynagrodzenia z tych umów, powinien pobrać zryczałtowany podatek dochodowy.
3.2. Obliczenie zaliczki na podatek u osoby fizycznej zatrudnionej w trakcie miesiąca
W połowie lutego 2026 r. zatrudniłem pracownika. Czy obliczając mu zaliczkę na podatek za ten miesiąc, powinienem koszty uzyskania przychodów ustalić proporcjonalnie do dni jego zatrudnienia, czy może uwzględnić je w pełnej wysokości?
Płatnik powinien zastosować koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy koszty te przekraczają wysokość osiągniętego w danym miesiącu przychodu ze stosunku pracy. Wówczas należy je obniżyć do wysokości tego przychodu.
Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy określone zostały w art. 22 ust. 2 updof w kwocie zryczałtowanej. W 2026 r. wynoszą miesięcznie 250 zł lub 300 zł, gdy pracownik złożył płatnikowi oświadczenie, że miejsce jego stałego lub czasowego zamieszkania położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Wysokość kosztów uzyskania przychodów ustalona jest w stałej, miesięcznej kwocie i nie podlega obniżeniu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika w danym miesiącu. Niższa kwota kosztów uzyskania przychodów może być zastosowana wtedy, gdy w danym miesiącu przychód ze stosunku pracy jest niższy od kosztów uzyskania przychodów. Wówczas na etapie obliczania zaliczki na podatek kwotę kosztów obniża do kwoty przychodu.
3.3. Zwrot członkowi zarządu kosztów używania prywatnego samochodu
Członek zarządu zatrudniony na podstawie powołania używa prywatnego samochodu na potrzeby podróży krajowych. Czy przysługujące mu w związku z tym należności, rozliczone według ewidencji przebiegu pojazdu, są zwolnione od podatku?
Zwrot członkowi zarządu kosztów używania prywatnego samochodu w podróży może korzystać ze zwolnienia od podatku, jeśli spełnione są warunki przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof.
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Jednocześnie z art. 21 ust. 13 pkt 1 updof wynika, że przytoczone zwolnienie ma zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
Należności z tytułu podróży krajowej korzystają ze zwolnienia od podatku do wysokości kwot określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Rozporządzenie to stanowi, że pracodawca na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas zwrot kosztów przejazdu ustala się w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Jest to tzw. kilometrówka. W przypadku używania przez członka zarządu samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 maksymalna stawka za 1 km przebiegu może wynosić 0,89 zł, natomiast przy używaniu samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł. Liczba przejechanych kilometrów powinna wynikać z prowadzonej przez tę osobę ewidencji przebiegu pojazdu.
Zatem kwota zwrotu kosztów przejazdu w podróży członka zarządu ustalona na podstawie tzw. kilometrówki jest wolna od podatku, gdy stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie przewyższa stawki określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
3.4. Wykazanie zasiłku chorobowego w PIT-11
W której pozycji informacji PIT-11 należało wykazać zasiłek chorobowy wypłacony w 2025 r. przez zakład pracy?
Zasiłek chorobowy wypłacony przez zakład pracy w 2025 r. należało wykazać w PIT-11(29) w części E, wierszu 15, poz. 90.
Zasiłek z ubezpieczenia społecznego, w tym m.in. zasiłek chorobowy stanowi przychód z innych źródeł. Taka kwalifikacja obowiązuje także wtedy, gdy zasiłek chorobowy wypłacany jest przez zakład pracy, a nie ZUS. Tak wynika z art. 20 ust. 1 i 2 updof.
Zasiłek chorobowy wypłacany przez zakład pracy powinien być wykazany w informacji PIT-11 w części E, wierszu 15, poz. 90. W pozycji tej wykazuje się m.in. zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez zakład pracy - tak wynika z objaśnień zawartych na ostatniej stronie PIT-11. Wyjątkiem są zasiłki macierzyńskie, które wykazuje się w wierszach 12, 13 i 14.
Warto podkreślić, że w przypadku gdy zakład pracy pobierał zaliczki na podatek zarówno od należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 updof, jak i zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, o których mowa w art. 20 ust. 1 updof, to łączną kwotę zaliczek pobranych z tych źródeł wykazuje się tylko raz. Kwotę tę płatnik może wykazać w części E wierszu 1 (odpowiednio wierszach 2, 3, 12, 13, 14) albo wierszu 15.
3.5. Przekazanie klientom upominków z logo firmy
Spółka kupiła upominki zawierające logo firmy, które w ramach akcji reklamowej przekaże losowo wybranym klientom (osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej). Czy wartość tych upominków powinna opodatkować?
Jeżeli upominek spełnia warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 68a updof, to może być zwolniony z opodatkowania.
W sytuacji gdy otrzymanie upominku wiąże się z wystąpieniem korzyści u otrzymującego, to wówczas osiąga on z tego tytułu przychód. Przychód nie powstanie natomiast wtedy, gdy upominek nie przedstawia wartości handlowej, czyli nie może być przedmiotem obrotu.
Jeżeli w związku z otrzymaniem upominku dojdzie do powstania przychodu, to przychód ten należy zakwalifikować do przychodów z innych źródeł, o których mowa w art. 20 ust. 1 updof. Jednocześnie po spełnieniu warunków określonych w art. 21 ust. 1 pkt 68a updof, omawiany przychód może korzystać ze zwolnienia od podatku. Będzie to możliwe, gdy:
- świadczenie stanowi nieodpłatne świadczenie, o którym mowa w art. 20 ust. 1 updof, czyli przychód z innych źródeł,
- świadczenie pozostaje w związku z promocją lub reklamą świadczeniodawcy,
- jednorazowa wartość tego świadczenia nie przekracza kwoty 200 zł,
- świadczenie nie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby związanej z nim stosunkiem cywilnoprawnym.