4.1. Finansowanie pracownikom kosztów używania własnych narzędzi do celów służbowych
| Jeżeli pracownik przy świadczeniu pracy używa własnego narzędzia do celów służbowych, a pracodawca wypłaca mu z tego tytułu ekwiwalent pieniężny odpowiadający rzeczywiście poniesionym kosztom, to ekwiwalent ten korzysta ze zwolnienia od podatku. |
Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 stycznia 2026 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.962.2025.1.KF.
Pracownicy przy świadczeniu pracy używają własnych narzędzi. Użytkowanie pełnych wersji tych narzędzi jest odpłatne i pracownicy prywatnie ponoszą te koszty. Pracodawca chce im je refundować. Refundacja ma dotyczyć kosztów poniesionych w związku z niezbędnym użyciem narzędzia w ramach realizacji obowiązków służbowych. Zwrot kosztów ma następować w wysokości miesięcznego abonamentu, po złożeniu przez pracownika oświadczenia o wykorzystaniu narzędzia.
Pracodawca zwrócił się do organu podatkowego z pytaniem, czy wspomniany zwrot kosztów korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof? Wyrażając własną opinię w tej sprawie, uznał, że jeśli pracownik używa własnego narzędzia/sprzętu/licencji (np. komputera, programu Al, licencji oprogramowania), a pracodawca wypłaca mu ekwiwalent pieniężny odpowiadający rzeczywiście poniesionym kosztom, to może być on zwolniony z PIT.
Organ podatkowy przychylił się do tego stanowiska. Przypomniał, że za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych przyjmuje się bowiem, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy. Wskazał przy tym, że do przychodów ze stosunku pracy należy zaliczyć wszystkie świadczenia otrzymane od pracodawcy. Będą to więc nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne świadczenia niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.
Powołany organ zauważył jednak, że nie wszystkie świadczenia, które pracownik może otrzymać od pracodawcy, podlegają opodatkowaniu. Jak bowiem stanowi art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Z przepisu tego wynika, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:
- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Ostatecznie organ stwierdził, że: "(...) wypłata refundacji w postaci zwrotu poniesionych przez pracowników miesięcznych wydatków na dostęp do narzędzia (...), wykorzystywanego do celów służbowych, będzie stanowić dla Państwa pracowników przychód ze stosunku pracy, korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, z tytułu przekazywanej pracownikom refundacji nie będzie ciążył na Państwu obowiązek obliczenia, pobrania oraz wpłacenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych".
4.2. Opodatkowanie kart przedpłaconych dla pracowników
| Gdy przekazanie pracownikowi przedpłaconej karty upominkowej nie następuje w drodze darowizny, to świadczenie to stanowi u niego przychód ze stosunku pracy. W takiej sytuacji na płatniku ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od wartości tego świadczenia. |
Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 stycznia 2026 r., nr 0115-KDIT2.4011.664.2025.1.KC.
Pracodawca (wnioskodawca) w ramach wzmacniania relacji i zaangażowania pracowników planuje obdarowywać ich kartami przedpłaconymi z okazji świąt (np. Świąt Bożego Narodzenia, Wielkanocy). Wręczenie takich kart nie nastąpi tytułem darowizny. Nie będzie też uzależnione od wyników pracy pracowników. Ich zakup będzie sfinansowany ze środków obrotowych. W wewnętrznych regulacjach firmy (regulaminie pracy oraz regulaminie wynagradzania) brak jest zapisów zobowiązujących firmę do dokonywania tego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników.
Do organu podatkowego wnioskodawca zwrócił się z pytaniem, czy przekazanie pracownikom przedpłaconych kart podarunkowych jako upominków rodzi obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy? Jego zdaniem, nie.
Organ podatkowy uznał to stanowisko za nieprawidłowe. Przypomniał, że przychody ze stosunku pracy zdefiniowane są w art. 12 ust. 1 updof. Użyty w tym przepisie zwrot "w szczególności" oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w stosunku pracy łączącym pracownika z pracodawcą. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie świadczenia otrzymane od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.
Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 updof. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.
Powołany organ zauważył, że w art. 2 updof przewidziane zostały sytuacje, w których uzyskanie korzyści majątkowej mieszczącej się w definicji przychodu nie spowoduje powstania obowiązku podatkowego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Wśród wyłączeń wymienionych w tym przepisie są m.in. przychody podlegające przepisom o podatku od spadków i darowizn. Przepis ten dotyczy podatników osiągających dochód (przychód), który, co do zasady, może podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a który uzyskany został przez nich w sposób nieodpłatny, na podstawie jednego z tytułów wymienionych w art. 1 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz. U. z 2024 r. poz. 1837 ze zm.). Jego rolą jest zapobieżenie sytuacji, w której to samo przysporzenie majątkowe powodowałoby powstanie obowiązku podatkowego w dwóch podatkach, skutkiem czego byłoby podwójne opodatkowanie tego samego przysporzenia majątkowego.
Ostatecznie organ stwierdził, że: "Przenosząc powyższe na grunt przedmiotowej sprawy stwierdzam, że wyłączenie o którym mowa w 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie znajdzie zastosowania. Jak już bowiem wyjaśniono, ww. wyłączeniu mogą podlegać wyłącznie przychody podlegające przepisom o podatku od spadków i darowizn. Skoro - jak wskazał Pan w opisie zdarzenia - wręczanie pracownikom przedpłaconych kart upominkowych z okazji świąt nie nastąpi tytułem darowizny w rozumieniu art. 888 § 1 Kodeksu cywilnego, to ich wartość nie będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.
Wobec tego, świadczenie w postaci przedpłaconych kart upominkowych, będzie stanowiło dla Pana pracowników przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W konsekwencji, na płatniku z tego tytułu, będzie ciążył obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z art. 32 ust. 1 ww. ustawy".