Finansowanie pracownikom kosztów używania własnych narzędzi do celów służbowych

Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 stycznia 2026 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.962.2025.1.KF.

Pracownicy przy świadczeniu pracy używają własnych narzędzi. Użytkowanie pełnych wersji tych narzędzi jest odpłatne i pracownicy prywatnie ponoszą te koszty. Pracodawca chce im je refundować. Refundacja ma dotyczyć kosztów poniesionych w związku z niezbędnym użyciem narzędzia w ramach realizacji obowiązków służbowych. Zwrot kosztów ma następować w wysokości miesięcznego abonamentu, po złożeniu przez pracownika oświadczenia o wykorzystaniu narzędzia.

Pracodawca zwrócił się do organu podatkowego z pytaniem, czy wspomniany zwrot kosztów korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof? Wyrażając własną opinię w tej sprawie, uznał, że jeśli pracownik używa własnego narzędzia/sprzętu/licencji (np. komputera, programu Al, licencji oprogramowania), a pracodawca wypłaca mu ekwiwalent pieniężny odpowiadający rzeczywiście poniesionym kosztom, to może być on zwolniony z PIT.

Organ podatkowy przychylił się do tego stanowiska. Przypomniał, że za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych przyjmuje się bowiem, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy. Wskazał przy tym, że do przychodów ze stosunku pracy należy zaliczyć wszystkie świadczenia otrzymane od pracodawcy. Będą to więc nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne świadczenia niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Powołany organ zauważył jednak, że nie wszystkie świadczenia, które pracownik może otrzymać od pracodawcy, podlegają opodatkowaniu. Jak bowiem stanowi art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Z przepisu tego wynika, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Ostatecznie organ stwierdził, że: "(...) wypłata refundacji w postaci zwrotu poniesionych przez pracowników miesięcznych wydatków na dostęp do narzędzia (...), wykorzystywanego do celów służbowych, będzie stanowić dla Państwa pracowników przychód ze stosunku pracy, korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, z tytułu przekazywanej pracownikom refundacji nie będzie ciążył na Państwu obowiązek obliczenia, pobrania oraz wpłacenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych".