Trzystopniowy system wdrożenia obowiązków
W przypadku podatników CIT obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłania ich właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w formie pliku JPK został nałożony mocą art. 9 ust. 1c-1g updop.
Pierwszą grupą, zobligowaną do realizacji tych obowiązków są:
- podatkowe grupy kapitałowe oraz
- podatnicy i spółki niebędące osobami prawnymi, u których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim odpowiednio roku podatkowym albo roku obrotowym przekroczyła równowartość 50 mln euro przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedniego odpowiednio roku podatkowego albo roku obrotowego.
Wymienione podmioty omawiany obowiązek realizują za rok podatkowy/obrotowy (w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi) rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r. a przed 1 stycznia 2026 r.
Kolejną grupą obowiązaną do prowadzenia ksiąg przy użyciu programów komputerowych i przesyłania ich w formie pliku JPK są podatnicy i spółki niebędące osobami prawnymi, którzy rozliczają VAT za okresy miesięczne i przesyłają plik JPK_V7M (deklarację wraz z ewidencją). Oni realizują ten obowiązek w 2026 r. - za rok podatkowy/obrotowy (w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi) rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 r. a przed 1 stycznia 2027 r.
Natomiast ostatnią grupą objętą omawianym obowiązkiem są pozostali podatnicy CIT i spółki niebędące osobami prawnymi - za rok podatkowy/obrotowy (w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi) rozpoczynający się po 31 grudnia 2026 r.
Krąg podmiotów zwolnionych
Na podstawie art. 9 ust. 1d updop, z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłania ich w formie pliku JPK zwolnieni są podatnicy:
1) zwolnieni od podatku na podstawie art. 6 ust. 1 updop, z wyjątkiem fundacji rodzinnych,
2) o których mowa w art. 27a updop, tj. podatnicy, którzy:
- osiągają wyłącznie dochody wolne od podatku na podstawie art. 17 ust. 1 updop oraz
- nie są obowiązani do sporządzenia deklaracji lub informacji, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 38 ust. 1a i 1b, art. 39 ust. 1-4, art. 42 ust. 1a-4, art. 42a ust. 1 i art. 42e ust. 5 i 6 updof,
3) prowadzący uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.
Struktury logiczne i zakres danych
Obowiązek przesłania ksiąg rachunkowych naczelnikowi urzędu skarbowego musi być realizowany w określony sposób. Z przepisów wynika, że księgi te muszą być przesyłane w strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej.
Struktura logiczna ksiąg rachunkowych prowadzonych przez podatników obejmuje dwa pliki:
- JPK_KR_PD - Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe Podatek Dochodowy,
- JPK_ST_KR - Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe.
Aby możliwe było przesłanie ksiąg w formie ustrukturyzowanej, programy komputerowe, za pomocą których są prowadzone księgi, muszą być odpowiednio dostosowane do realizacji tego obowiązku. W tym celu wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. poz. 1314 ze zm.).
Terminy przesyłania ksiąg
Początkowo wymienione pliki JPK należało przesłać w terminie do:
- dnia upływu terminu złożenia zeznania albo deklaracji CIT-8E (składanych przez spółki na estońskim CIT), czyli do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego,
- końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego spółki - w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne (art. 9 ust. 1c i 1e updop, w brzmieniu obowiązującym do 30 czerwca 2026 r.).
To oznaczało, że pierwsza grupa podatników omawiany obowiązek musiałaby zrealizować w terminie do 31 marca 2026 r. Ostatecznie jednak ustawodawca zdecydował się na przedłużenie terminów do przesłania ksiąg. Zmianę wprowadzono najpierw mocą rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 16 lutego 2026 r. w sprawie przedłużenia terminów przesyłania ksiąg rachunkowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (Dz. U. poz. 188). Rozporządzenie przedłużyło do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego albo roku obrotowego terminy przesłania ksiąg rachunkowych w formie JPK przez podatników i spółki niebędące osobami prawnymi za rok podatkowy albo rok obrotowy rozpoczynający się po dniu 31 grudnia 2024 r. a kończący się przed dniem 1 kwietnia 2026 r. Jeśli jednak rok podatkowy albo rok obrotowy tych podmiotów zakończył się przed 31 grudnia 2025 r., terminy na wysyłkę ksiąg przedłużono do końca lipca 2026 r.
Natomiast od 1 lipca 2026 r. zmiana ma charakter systemowy. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 9 ust. 1c i 1e updop, księgi należy przesyłać po zakończeniu roku podatkowego/obrotowego, w terminie do końca siódmego miesiąca po zakończeniu tego roku. W praktyce termin ten ma zastosowanie do podatników, którzy w 2026 r. (i latach następnych) są objęci obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych.