Na gruncie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych wynagrodzenia, które wypłaca spółka kapitałowa:
- członkom zarządu pełniącym swoją funkcję na podstawie aktu powołania - zalicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 7 updof,
- osobom zatrudnionym na podstawie umowy zlecenia - zalicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 8 updof.
Stosownie do art. 41 ust. 1 updof, spółka - co do zasady - ma obowiązek jako płatnik obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tej spółki przychody z działalności wykonywanej osobiście wskazanej m.in. w art. 13 pkt 7 i 8 updof. Zakładamy, że w rozpatrywanej sytuacji nie zachodzą okoliczności do pobierania przez spółkę zryczałtowanego podatku dochodowego, o którym mowa w art. 30 ust. 1 pkt 5a updof. Pobraną zaliczkę na podatek płatnik powinien przekazać do 20 dnia następnego miesiąca na rachunek właściwego dla siebie urzędu skarbowego (art. 42 ust. 1 updof). Ponadto ciążą na nim obowiązki informacyjne określone w art. 42 ust. 1a i ust. 2 pkt 1 oraz w art. 42g updof. Oznacza to, że:
- do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym jest obowiązany przesłać do właściwego dla siebie urzędu skarbowego zbiorczą deklarację roczną o zaliczkach za podatek dochodowy (PIT-4R),
- powinien sporządzić imienną informację o dochodach i pobranych w danym roku zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11), a następnie przekazać tę informację:
- urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika (tu: członka zarządu bądź zleceniobiorcy), w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym oraz
- podatnikowi, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
Zasadą jest, że w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przez płatnika przed upływem określonych przez ustawodawcę terminów przekazania deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 - płatnik ma obowiązek przekazać taką deklarację/informację do dnia zaprzestania działalności (art. 42 ust. 1a w związku z art. 38 ust. 1b oraz art. 42g ust. 2 updof).
Jednak w rozpatrywanym stanie faktycznym - ze względu na sukcesję uniwersalną, o której mowa w art. 93 § 1 pkt 1 w związku z § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej - spółka akcyjna (spółka przejmująca) wstąpi we wszelkie przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa i obowiązki przejmowanej spółki z o.o., w tym również obowiązki płatnika nałożone przepisami ustawy o PIT. Prezentowany pogląd znajduje potwierdzenie np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 grudnia 2017 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.310.2017.3.MK (wydanej po rozpatrzeniu stanu faktycznego analogicznego do przedstawionego w pytaniu). W interpretacji tej organ podatkowy stwierdził m.in., że: "(...) obowiązki płatnika nałożone przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym obowiązek sporządzenia stosownych informacji i deklaracji nie ustają lecz przechodzą na Wnioskodawcę (tj. na spółkę przejmującą - przyp. red.), który powinien je kontynuować".
Z pytania należy wnosić, że proces połączenia spółek zakończy się w 2026 r. W takiej sytuacji na spółce akcyjnej (spółce przejmującej) będzie spoczywał obowiązek sporządzenia i przekazania informacji PIT-11 oraz deklaracji PIT-4R obejmujących dane za cały rok 2026, łącznie z danymi osób fizycznych, które w tym okresie uzyskały świadczenia od przejętej spółki z o.o.