Analizowanie przedstawionego problemu warto rozpocząć od przypomnienia, że do końca 2025 r. sposób księgowania (ujęcia) kosztów uzyskania przychodów poniesionych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą regulowało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544 ze zm.). Określało ono m.in. terminy dokonywania zapisów kosztów w przypadku prowadzenia księgi przez przedsiębiorcę (§ 16 rozporządzenia) i biuro rachunkowe (§ 27 ust. 1 rozporządzenia).
Z przepisów tego rozporządzenia wynikało, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych należy wpisywać do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 updof. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków należało natomiast dokonywać raz dziennie, po zakończeniu dnia, niepóźniej niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 updof. Gdy księga była prowadzona przez biuro rachunkowe (albo przez podatnika na zasadach określonych dla biur), zapisów dokonywało się w porządku chronologicznym na podstawie m.in. dowodów przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz niepóźniej niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Jednym z problemów związanych ze stosowaniem tych regulacji była kwestia ujmowania w księdze kosztów wynikających z dowodu księgowego, który podatnik otrzymał lub dostarczył do biura rachunkowego po dacie jego wystawienia i upływie terminu do obliczenia zaliczki miesięcznej albo kwartalnej. Wątpliwości dotyczyły tego, czy taki dowód powinien być zaksięgowany w miesiącu, w którym został otrzymany lub przekazany do biura, czy w miesiącu, w którym został wystawiony (co skutkowałoby koniecznością korekty zapisów).
Minister Finansów dokonał analizy tego problemu w kontekście przepisów regulujących zasady potrącalności kosztów uzyskania przychodów. W interpretacji ogólnej z 23 lutego 2023 r., nr DD2.8202.3.2022 wyjaśnił, że: "Przepis art. 22 ust. 4 ustawy PIT wskazuje, że koszty uzyskania przychodów są potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (...). Podobnie, przepisy art. 22 ust. 5-5c ustawy PIT wskazują na potrącalność kosztów uzyskania przychodów w określonym roku podatkowym.
Przepisy te nie wskazują na inny okres rozliczeniowy niż rok podatkowy, czyli na przykład miesiąc albo kwartał.
Natomiast przepis art. 22 ust. 6b ustawy PIT precyzuje dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu przez podatników prowadzących PKPiR, co pozwala na rozliczenie tego kosztu przy obliczaniu dochodu (straty) w konkretnym roku podatkowym.
Powyższy przepis nie oznacza więc, że tylko w dniu wystawienia dowodu stanowiącego podstawę zaksięgowania (ujęcia) w PKPiR, podatnik ma prawo do potrącenia tego kosztu.
Reasumując, dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany (ujęty) w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5-5c ustawy PIT, koszt ten może być potrącony.
Księgując (ujmując) ten dowód w PKPiR, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR, jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Zatem, późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia, o której mowa w art. 22 ust. 6b ustawy PIT".