Szeroki zakres współpracy z osobami będącymi nierezydentami sprawia, że spółka z o.o. otrzymuje certyfikaty rezydencji wystawiane przez administracje podatkowe wielu różnych państw. Certyfikaty te wystawiane są w sposób oraz na wzorach przyjętych przez te administracje. Zdarza się, że w certyfikatach tych wskazywany jest rok podatkowy. Ustalenie przez spółkę okresu, za jaki certyfikat rezydencji potwierdza rezydencję podatkową podatnika, wymagałoby zapoznania się z przepisami podatkowymi państwa wydającego certyfikat, w szczególności w zakresie zasad ustalania roku podatkowego, a w razie potrzeby również uzyskania od podatnika lub właściwego organu podatkowego dodatkowych informacji pozwalających ustalić, jaki okres obejmuje certyfikat. Czy można przyjąć zasadę, że w takim przypadku termin ważności certyfikatu rezydencji liczony jest przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania?
Przepisy ustaw podatkowych nie nakładają na płatnika obowiązków związanych z ustaleniem czasu trwania roku podatkowego podatnika. Zatem w przypadkach niejednoznacznych uzasadnione jest przyjąć, że certyfikat nie wskazuje okresu, którego dotyczy, ani nie wynika z jego treści, iż potwierdza rezydencję za konkretny okres. Wówczas termin ważności certyfikatu rezydencji liczony jest przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania
Odnośnie ważności certyfikatu rezydencji obowiązuje zasada, że jeżeli jest w nim podany okres, którego certyfikat dotyczy, certyfikat jest uwzględniany wyłącznie w odniesieniu do wypłat ze wskazanego okresu niezależnie od momentu jego wydania.
W odniesieniu do certyfikatów rezydencji niezawierających okresu ich ważności należy kierować się art. 41 ust. 9a-9d updof i art. 26 ust. 1i-1l updop. Powołane przepisy stanowią, że w przypadku przedłożenia płatnikowi certyfikatu rezydencji bez wskazanego okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania. Jeżeli jednak w tym okresie miejsce zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, to ma on obowiązek niezwłocznego udokumentowania miejsca zamieszkania/siedziby nowym certyfikatem rezydencji. Podatnik, który nie dopełni tego obowiązku, będzie ponosić odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej. Unormowania te nie będą miały zastosowania, w przypadku gdy z dokumentów posiadanych przez płatnika (w szczególności z faktury lub umowy) będzie wynikać, że miejsce zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, a podatnik nie dopełnił obowiązku złożenia nowego certyfikatu.
Należy pamiętać, że przy weryfikacji warunków zastosowania obniżonej stawki podatku albo zwolnienia lub warunków niepobrania podatku, wynikających z przepisów prawa podatkowego, płatnik jest obowiązany do dochowania należytej staranności. Przy ocenie dochowania należytej staranności uwzględnia się charakter, skalę działalności prowadzonej przez płatnika oraz powiązania w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 5 updof i art. 11a ust. 1 pkt 5 updop płatnika z podatnikiem.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 17 września 2025 r., nr 0115-KDIT1.4011.511.2025.1.MN zgodził się ze stanowiskiem podatnika, że okres trwania roku podatkowego u odbiorcy należności nie zalicza się do okoliczności podlegających szczególnej weryfikacji w ramach należytej staranności. Płatnik w przypadkach niejednoznacznych nie ma obowiązku dochodzenia we własnym zakresie, jaki rok podatkowy ma podatnik przedkładający certyfikat rezydencji. W celu stosowania postanowień właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania prawidłowo przyjmuje okres ważności takiego certyfikatu obejmujący 12 miesięcy od dnia jego wydania.