Zgodnie z ogólną zasadą określoną w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w takim zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Jeżeli zatem podatnik dokonuje zakupu towaru czy usługi, powinien określić, czy i w jakim zakresie zakup ten będzie służył działalności opodatkowanej podatkiem VAT.
Podstawą do odliczenia podatku naliczonego są faktury dokumentujące zakupy towarów lub usług, zaś kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub fakturach potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) i b) ustawy). Ponadto należy mieć na uwadze, że wystawiona faktura powinna potwierdzać rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.
Z kolei warunkiem odliczenia podatku naliczonego jest powstanie po stronie sprzedawcy obowiązku podatkowego od danej czynności oraz posiadanie przez nabywcę faktury dokumentującej zakup.
Podstawowy termin odliczenia podatku VAT określony został w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, zgodnie z którym prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
W art. 86 ust. 10b ustawy o VAT zastrzeżono natomiast, że odliczenia można dokonać nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma fakturę lub dokument celny.
Ustawodawca umożliwił również późniejsze skorzystanie z prawa do odliczenia VAT naliczonego. Regulacje te zawarte są odpowiednio w art. 86 ust. 11 oraz ust. 13 ustawy o VAT.