Z przepisów ustawy o VAT, a w szczególności z art. 111 ust. 6 wynika, że podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży zakończą działalność gospodarczą lub nie poddadzą kas rejestrujących w obowiązującym terminie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas, a także w innych przypadkach określonych w rozporządzeniu w sprawie odliczeń.
W § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania określono z kolei zdarzenia powodujące obowiązek zwrotu tej kwoty. Są to:
- trwałe zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy,
- naruszenie obowiązków, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy (zapewnienie połączenia kasy on-line z Centralnym Repozytorium Kas, spełnienie wymagań związanych z czasowym lub trwałym brakiem tego połączenia).
Obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot w przypadku gdy podatnicy nie poddadzą w określonych terminach kas rejestrujących obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis oraz w przypadkach wymienionych w ust. 1 dotyczy tylko tych kas, z którymi związane są te zdarzenia (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).
W przypadku czynnych podatników VAT zwrotu ulgi należy dokonać na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.
Natomiast podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT (tj. zwolnieni z VAT), zwrotu ulgi powinni dokonać do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.
Zaprzestanie używania kasy przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia na niej ewidencjonowania sprzedaży powoduje obowiązek zwrotu otrzymanej ulgi z tytułu jej zakupu.
Tak uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 3 stycznia 2024 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.591.2023.2.AR.
Rozstrzygana sprawa dotyczyła podatnika, korzystającego ze zwolnienia z VAT, który w prowadzonej działalności użytkował kasę fiskalną. Z tytułu jej zakupu otrzymał zwrot w kwocie 700 zł. Zwrócono uwagę, że przedmiotowa kasa została zakupiona 23 lutego 2022 r., zaś ewidencjonowanie na niej rozpoczęto od marca 2022 r. We wrześniu 2023 r. nastąpiła awaria uniemożliwiająca jej dalsze użytkowanie i naprawę (gwarancja wynosiła tylko 1 rok), w związku z czym podatnik został zmuszony do zakupu nowej kasy fiskalnej. W tak opisanym stanie faktycznym podatnik zadał pytanie, czy jest on zobowiązany zwrócić do urzędu skarbowego otrzymaną ulgę.
Organ podatkowy wyjaśnił, że kluczową kwestią jest ustalenie czy zaistniały okoliczności powodujące obowiązek zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej, tj. wskazujące na zaprzestanie jej używania przez podatnika przed upływem 3 lat.
Jak czytamy w ww. interpretacji: "(...) skoro używana przez Pana od marca 2022 r. kasa rejestrująca, z tytułu której otrzymał Pan ulgę, uległa awarii i zaprzestał Pan jej używania przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania na niej, to nastąpiły okoliczności wskazane w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT w związku z § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących. Otrzymał Pan bowiem ulgę z tytułu zakupionej 23 lutego 2022 r. kasy rejestrującej, a zaprzestanie jej używania nastąpiło przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania na niej.
Zatem jest Pan zobowiązany do zwrotu ulgi zgodnie z § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia. Zwrotu należy dokonać zgodnie z art. § 5 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia (...) w sprawie odliczania (...) tj. do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu (...)".