1. Czynności dokumentowane fakturą ustrukturyzowaną
W wyniku nowelizacji ustawy o VAT, od 1 lipca 2024 r. podatnicy VAT czynni, a od 1 stycznia 2025 r. pozostali podatnicy zwolnieni z VAT, mieli zostać objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.gov.pl zamieszczono jednak komunikat, w którym poinformowano o przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF.
W kolejnym komunikacie Ministerstwo Finansów ogłosiło harmonogram konsultacji w sprawie rozwiązań prawnych i funkcjonalności systemu KSeF oraz to, że na podstawie analiz i procesów audytowych wskazana zostanie nowa data obowiązkowego korzystania z KSeF. Jednocześnie zapewniono, że KSeF w formule obowiązkowej nie wejdzie w życie w 2024 r.
W związku z tym, że audyt będzie dotyczył w szczególności wydajności systemu i obejmie weryfikację rozwiązań technologicznych przyjętych dla zapewnienia odpowiedniego poziomu wydajności, podatnicy powinni zapoznać się ze zmianami do ustawy o VAT, które dotyczą KSeF.
W myśl art. 106ga ust. 1 - podatnicy, co do zasady, będą zobowiązani do fakturowania przy użyciu KSeF (co oznacza, że sprzedawca nie będzie musiał posiadać zgody nabywcy na otrzymywanie e-faktur przy użyciu KSeF).
Obowiązek wystawiania e-faktur, jak wynika z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT nie będzie dotyczył:
1) dokumentowania czynności przez podatnika:
- nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
- nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
2) dokumentowania czynności na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej;
3) przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczeń usług, określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s.
Oznacza to, że podatnik w ww. przypadkach będzie wystawiał:
- faktury elektroniczne (w sposób uzgodniony z nabywcą, zachowując jednak taką fakturę w swojej dokumentacji) lub
- w postaci papierowej (co najmniej w dwóch egzemplarzach).
Przy czym dopuszczono możliwość wystawiania e-faktur przez podatników, o których mowa w art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2, tj. nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.
W sytuacji gdy polski podatnik VAT będzie dokumentował sprzedaż na rzecz zagranicznego podatnika, to będzie zobowiązany do wystawiania e-faktury w KSeF. Z przepisu art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT wynika bowiem, że faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony w przypadku gdy:
1) miejscem świadczenia będzie terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub
2) nabywcą będzie podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą będzie podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.
Podatnik będzie obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze w przypadku (art. 106gb ust. 5):
- udostępnienia jej nabywcy (wskazanego w ww. pkt 2-3) w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub
- użycia tej faktury poza KSeF.
2. Wyłączenia z obowiązku korzystania z KSeF
W uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej, która wprowadza obowiązek stosowania KSeF, ustawodawca wyjaśnił, że obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub posiadający wyłącznie stałe miejsce prowadzenia działalności, które nie uczestniczy w dokonywanej transakcji. Wystawienie e-faktury przez te podmioty jest fakultatywne. W przypadku podatnika nieposiadającego siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce wystawia on fakturę poza KSeF - bowiem takiej sytuacji nie obejmuje decyzja derogacyjna. Wyjątkiem będą podmioty, które zdecydują się na fakultatywne korzystanie z KSeF. W takim przypadku podmioty te będą mogły wystawiać e-faktury.
E-faktury wystawiane na rzecz podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub posiadających wyłącznie stałe miejsce prowadzenia działalności, które nie uczestniczy w nabyciu, będą im udostępniane w postaci i w sposób z nimi uzgodniony.
Obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną objęci także podatnicy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT, czyli procedury nieunijnej, SOTI i w zakresie przewozów okazjonalnych (wyłączenie nie dotyczy natomiast podatników korzystających z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a, którzy będą obowiązani do wystawiania e-faktur na rzecz podatników z tytułu czynności rozliczanych w tej procedurze - jeżeli w ogóle zdecydują się wystawić taką fakturę), w zakresie, w jakim wystawiają faktury dokumentujące czynności rozliczane w tych procedurach, tj. w procedurze nieunijnej dotyczącej niektórych usług, szczególnej procedurze w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, szczególnej procedurze dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych. Podmioty te nie będą miały fakultatywnej możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach. Faktury wystawiane przez takie podmioty dla transakcji spoza procedur szczególnych nie będą natomiast wyłączone z KSeF, z wyjątkiem sytuacji, gdy wyłączenie przysługiwałoby takim podatnikom z innego tytułu.
3. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów dotyczące wystawiania e-faktur
Wystawianie faktur w KSeF wzbudza sporo wątpliwości. Z tego względu Ministerstwo Finansów opublikowało na stronie www.podatki.gov.pl odpowiedzi na pytania dotyczące faktur ustrukturyzowanych, wyjaśniając tym samym szereg problemów, które mogą napotkać użytkownicy KSeF, w tym m.in.:
"(...) Czy faktury od dostawców zagranicznych bez polskiego NIP będą musiały być raportowane do KSeF?
KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych (...).
(...) Co w przypadku wystawienia faktury dla klienta spoza UE? Czy należy ją wystawić w wersji papierowej?
W przypadku wystawiania faktury dla podmiotu gospodarczego spoza UE, faktura będzie wystawiania za pośrednictwem KSeF i przekazywana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Faktura taka opatrywana będzie kodem QR (...).
(...) Czy wizualizacja faktury może być w języku obcym lub dwujęzyczna?
Wizualizacja faktury (pliku xml) może być dokonana w języku obcym (lub może być dwujęzykowa). Kluczowe jest jednak, aby treść faktury pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) odpowiadała zawartości pliku xml przesłanego do KSeF (...).
(...) Jakich sytuacji dotycząc pola KursUmowny, WalutaUmowna?
Pola KursUmowny i WalutaUmowna dotyczą przypadków gdy faktura wystawiona jest w złotówkach, co oznacza, że określone w art. 106e ust. 1-10 ustawy o VAT kwoty w fakturze wyrażone są w złotych, względnie faktura jest tzw. fakturą dwuwalutową, gdzie wszystkie te kwoty są wyrażone jednocześnie w złotówkach i walucie obcej, a strony transakcji chcą w fakturze zawrzeć informację o kursie waluty w oparciu, o który dokonano takiego umownego przeliczenia (...)".
Jest to sytuacja odmienna od przypadku gdy kwoty w fakturze określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas wypełniane są pola KodWaluty i KursWaluty.
4. Interpretacje organów podatkowych w zakresie stosowania przepisów o KSeF
Problemem okazuje się również ustalenie obowiązku wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w przypadku, gdy podatnik nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, ale jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.
W takim przypadku, zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora KIS z dnia 13 grudnia 2023 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.407.2023.2.RST: "(...) przepis art. 106ga ust. 1 ustawy który będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 r. wskazuje, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie ustęp 2 pkt 1 powoływanego powyżej przepisu przewiduje wyłączenie z przedmiotowego obowiązku podmiotów nieposiadających w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Zatem, skoro Państwa Spółka nie będzie posiadała stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, to zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą, to Spółka nie będzie miała od 1 lipca 2024 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jednocześnie należy wskazać, że Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT w Polsce, w związku z czym Spółka ma możliwość wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur zgodnie z art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą. Natomiast kwestię otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF reguluje przepis art. 106gb ust. 4 ustawy, który wskazuje m.in., że w przypadku gdy nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Zatem, skoro Państwa Spółka nie będzie posiadała stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, to na podstawie art. 106gb ust. 4 pkt. 2 ustawy nie będzie zobowiązana do odbioru faktur od polskich kontrahentów przy użyciu KSeF. Jednocześnie Spółka powinna uzgodnić z danym kontrahentem inny sposób odbioru ustrukturyzowanej faktury (...)".
Nie mniej wątpliwości budzi sytuacja, w której podatnik posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej ale jego siedziba znajduje się w innym państwie unijnym i dokonywane jest nietransakcyjne przemieszczenie własnych towarów z Polski do państwa siedziby podatnika.
Wyjaśnienia w tej sprawie udzielił Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 21 grudnia 2023 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.484.2023.2.GK, w której stwierdził, że:
"(...) od 1 lipca 2024 r. będzie obowiązywał przepis art. 106ga ust. 1 ustawy, który wskazuje, że podatnicy będą obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Co do zasady powyższy obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur dotyczyć będzie także podatników posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które to miejsce będzie uczestniczyło w transakcji, dla której będzie wystawiona faktura. Wyłączenia, o których mowa w ust. 2 tego artykułu w niniejszej sprawie nie będą miały zastosowania. Zatem, skoro posiadacie Państwo na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w art. 28b ustawy oraz Państwo dokonując wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o której mowa w art. 13 ust. 3 ustawy, zobowiązani będziecie do wystawienia faktury, to zgodnie z art. 106ga ust. 1 obowiązani jesteście od 1 lipca 2024 r. dokumentować wewnątrzwspólnotową dostawę towarów w ramach WZPT fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (...)".