W punkcie kompleksowej obsługi OSS (One Stop Shop) dostępne są dwie różne procedury:
1) procedura nieunijna, z której może korzystać każdy podatnik, który nie posiada siedziby w UE, a świadczy usługi w UE na rzecz osób niebędących podatnikami,
2) procedura unijna, z której mogą korzystać podatnicy:
a) mający siedzibę w UE, którzy: świadczą usługi na rzecz osób niebędących podatnikami w państwie członkowskim, w którym podatnik ten nie ma siedziby działalności gospodarczej, lub dokonują WSTO;
b) nie mają siedziby w UE, ale dokonują WSTO;
c) będący podmiotami uznawanymi za dostawców, którzy: dokonują WSTO lub krajowych dostaw towarów.
Deklaracje dla potrzeb rozliczania procedury unijnej - VIU-DO oraz deklarację VIN-DO stosowaną w procedurze nieunijnej na terytorium Polski należy składać do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście w terminie do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale, niezależnie od tego, czy dostawy towarów i świadczenia usług objęte tą procedurą miały miejsce. Obowiązek składania deklaracji dotyczy również deklaracji zerowych. Podatnik nie może złożyć deklaracji VAT przed zakończeniem okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że najwcześniej składa ją elektronicznie pierwszego dnia po zakończeniu kwartału.
| Procedura nieunijna i procedura unijna | |
| Okres rozliczeniowy - kwartał kalendarzowy | Data złożenia deklaracji na potrzeby OSS |
| I kwartał: 1 stycznia do 31 marca | 30 kwietnia |
| II kwartał: 1 kwietnia do 30 czerwca | 31 lipca |
| III kwartał: 1 lipca do 30 września | 31 października |
| IV kwartał: 1 października do 31 grudnia | 31 stycznia (następnego roku) |
W celu złożenia deklaracji należy:
- wypełnić deklarację, wskazując okres rozliczeniowy, którego dotyczy, oraz zaznaczając cel złożenia deklaracji;
- przesłać deklarację - za pomocą systemu e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście;
- wykazać w sekcji C podatek należny wszystkim państwom członkowskim konsumpcji, w których ma miejsce świadczenie usług/dostawa towarów.
Przed złożeniem właściwej deklaracji istnieje możliwość złożenia jej wersji roboczej poprzez zaznaczenie celu złożenia deklaracji: "Wersja robocza deklaracji". Wersja robocza nie stanowi deklaracji i nie zostanie przekazana do państw członkowskich konsumpcji.
Kwoty wykazane w deklaracji VAT wyrażane są w euro i nie podlegają zaokrągleniu. Podatnik wykazuje i uiszcza dokładną kwotę VAT.
W przypadku gdy płatności z tytułu dokonywania dostaw towarów lub świadczenia usług w ramach procedury unijnej lub nieunijnej były dokonywane w innych walutach niż euro, do ich przeliczenia na euro stosuje się kurs wymiany opublikowany przez EBC w ostatnim dniu danego okresu rozliczeniowego, a jeśli kurs nie zostanie opublikowany w tym dniu - kurs wymiany opublikowany następnego dnia (art. 130c ust. 7 i art. 133 ust. 6 ustawy).
W przypadku gdyby np. usługi świadczone w określonym państwie członkowskim konsumpcji objęte były zwolnieniem z podatku VAT, podatnik nie powinien ich uwzględniać w deklaracji VAT (trzeba natomiast w niej wykazać usługi z podziałem na stawki podatku: podstawową i obniżoną, jeśli któreś z państw członkowskich taką niższą stawkę stosuje do przedmiotowych usług). Poniżej przedstawiamy przykład wypełnienia deklaracji w zakresie procedury unijnej (deklaracja VIU-DO) w systemie OSS.
| Przykład
Podatnik zarejestrowany do procedury unijnej w Polsce posiada również stałe miejsce prowadzenia działalności w Belgii. W czwartym kwartale 2023 r. dokonał następujących transakcji, które rozlicza w OSS:
Saldo podatku należnego dla Cypru wynosi 3.800 euro, dla Francji 1.000 euro, dla Polski 3.450 euro i dla Czech - 11.000 euro. Całkowita kwota należnego podatku VAT do wpłaty wynosi 8.250 euro. |
Poniżej przedstawiamy przykład wypełnienia deklaracji w zakresie procedury nieunijnej (deklaracja VIN-DO) w systemie OSS.
| Przykład
Podatnik zarejestrowany do procedury nieunijnej w Polsce w rozliczeniu za czwarty kwartał 2023 r. dokonał następujących transakcji, które rozlicza w IOSS:
Saldo podatku należnego dla Czech wynosi 1.050 euro, dla Austrii 500 euro, dla Danii - 2.000 euro. Całkowita kwota należnego podatku VAT do wpłaty wynosi 1.550 euro. |
Każdej złożonej deklaracji VAT zostanie przypisany jednostkowy, unikatowy numer referencyjny (UNR). Podatnik - za pomocą środków komunikacji elektronicznej - zostanie poinformowany o nadaniu takiego numeru. Numer referencyjny deklaracji należy zawsze podawać podczas dokonywania płatności (bez numeru referencyjnego nie będzie można skutecznie dokonać płatności i należy liczyć się z nieuznaniem takiej wpłaty za dokonaną w terminie). Unikatowy numer referencyjny składa się z kodu państwa członkowskiego identyfikacji, numeru VAT i okresu (kwartał/rok), za który składane jest rozliczenie np. PL/PLXXXXXXX/Q3.2021 (procedura unijna) lub PL/EUXXXXXXX/Q3.2021 (procedura nieunijna).