1. Dokumentowanie najmu lokalu użytkowego
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 6 lutego 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.827.2025.2.MSO wyjaśnił, że: podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT, do dokumentowania transakcji związanych z najmem lokalu użytkowego na żądanie swojego kontrahenta (przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą) powinien stosować przepisy ustawy o VAT, czyli wystawiać faktury.
Podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego nie muszą wystawiać faktur. Fakturę muszą wystawić jedynie wówczas, gdy nabywca wystąpi z żądaniem jej wystawienia w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Obowiązek wystawienia faktury przez podatnika zwolnionego z VAT występuje zatem wyłącznie na wniosek nabywcy zgłoszony w ww. terminie (art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT).
Z rozpatrywanej przez organ podatkowy sprawy wynika, że wnioskodawca jest na emeryturze i wynajmuje lokal użytkowy dla przedsiębiorców (nie na cele mieszkalne). Nie posiada numeru NIP i nie jest płatnikiem podatku VAT. Korzysta ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT. Czynność wynajmu lokalu dokumentuje rachunkiem.
W ocenie organu podatkowego: "(...) Transakcje związane z najmem lokalu użytkowego dokonywane na rzecz innych podatników nie powinny być dokumentowane rachunkiem, jak wskazuje Pan w opisie sprawy. W tym przypadku bowiem dla potrzeb udokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT wystawiana jest faktura w oparciu o regulacje wynikające z ustawy o VAT. Ta zasada dotyczy nie tylko samego czynszu z tytułu najmu lokalu, ale również opłat eksploatacyjnych, w sytuacji gdy obciąża Pan nimi swojego kontrahenta.
Tym samym - jeżeli łączna wartość sprzedaży na rzecz ww. kontrahenta udokumentowana fakturą wystawioną przez Pana w danym miesiącu nie przekroczy kwoty 10.000 zł, to nie będzie Pan miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie do końca 2026 r. Obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych w takim przypadku wystąpi od 1 stycznia 2027 r. Natomiast jeśli łączna wartość sprzedaży z wystawionych w danym miesiącu faktur przekroczy kwotę 10.000 zł, to będzie Pan miał obowiązek stosowania KSeF od 1 kwietnia 2026 r. (podkreślenie redakcji) (...)".
Jednocześnie od 1 lutego 2026 r., zgodnie z § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy powinna zawierać dane, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a-g). Zatem w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy - należy uwzględnić numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a gdy podatnik nie jest zarejestrowany na potrzeby podatku - numer identyfikacji podatkowej podatnika.
Dyrektor KIS uwzględniając ww. przepisy i stan faktyczny wyjaśnił, że:
"(...) Skoro będzie miał Pan obowiązek wystawiania ww. faktur przy użyciu KSeF od 1 stycznia 2027 r., to do wystawiania faktur w KSeF niezbędne będzie posiadanie przez Pana identyfikatora podatkowego w postaci numeru NIP. Tym samym w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF będzie Pan zobowiązany do wystąpienia do organu podatkowego o nadanie numeru NIP. Nie można więc zgodzić się z Panem, że nie musi Pan wystąpić o nadanie numeru NIP. Nie można też przyjąć, że wynajmując kontrahentowi lokal użytkowy, nie prowadzi Pan działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (podkreślenie redakcji) (...)".
Warto nadmienić, że w zaktualizowanym podręczniku MF dotyczącym KSeF 2.0 pt. "Cz. II Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF" odnośnie świadczenia usług najmu wyjaśniono, że:
- w przypadku najmu na cele mieszkaniowe (czynność zwolniona na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy) lub na cele użytkowe (zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy), dokonywanego przez osobę fizyczną na rzecz innej osoby fizycznej - zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy - nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy usługi; nie ma jednak przeszkód, aby w takiej sytuacji podatnik wystawił fakturę dobrowolnie - w KSeF lub poza KSeF - decyzja należy tu do podatnika (faktury B2C są wyłączone z obowiązku ich wystawiania w KSeF, ale z możliwością dobrowolnego ich wystawienia w systemie),
- w przypadku najmu na cele użytkowe, dokonywanego przez osobę fizyczną korzystającą ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy, na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą - wystąpi obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania nabywcy usługi, na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy; przy czym podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tego podatnika udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, wystawionymi w danym miesiącu, będzie mniejsza lub równa 10.000 zł - to dopiero od 1 stycznia 2027 r.
2. Rozliczenie faktur korygujących in minus wystawianych w trybach offline w związku ze sprzedażą energii elektrycznej i gazu
Na podstawie art. 29a ust. 10 pkt 1-3 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania obniża się o:
- kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,
- wartość zwróconych towarów i opakowań,
- zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło.
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, tj. od 1 lutego 2026 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady rozliczania faktur korygujących in minus. Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT - w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r. - obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem (w przypadkach, o których mowa w ww. art. 29a ust. 10 pkt 1-3) dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Natomiast jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, to obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi (art. 29a ust. 13a ww. ustawy).
Warunku posiadania ww. potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi nie stosuje się m.in. w przypadku sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.
Poza tym jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej:
1) w trybie offline24 lub offline - niedostępność KSeF na rzecz nabywcy zagranicznego/konsumenta (tj. nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2-6) i udostępni ją temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF,
2) w trybie awarii i udostępni ją nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF
- obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, można dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym przesłał fakturę korygującą do KSeF (art. 29a ust. 13b ww. ustawy).
Z kolei, w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej w trybie offline24, awarii lub offline - niedostępność KSeF i udostępni ją nabywcy przy użyciu KSeF, to korekty dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym przesłał fakturę korygującą do KSeF (art. 29a ust. 13c ww. ustawy).
Powyższe zasady rozliczania faktur korygujących in minus przez sprzedawcę (wskazane w art. 29a ust. 13-13c ww. ustawy) stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.
Zdaniem Dyrektora KIS wyrażonym w interpretacji indywidualnej z dnia 4 lutego 2026 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.833.2025.1.KM:
"(...) w przypadku faktur korygujących zmniejszających, dotyczących transakcji związanych ze sprzedażą energii elektrycznej i gazu, wystawionych na podstawie art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1 ustawy (w tzw. trybach offline) oraz udostępnionych nabywcom przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, korekty dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym prześlecie Państwo fakturę korygującą do Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast w przypadku tych faktur korygujących wystawionych w ww. trybach offline, które zostaną udostępnione określonym w art. 29a ust. 13b ustawy, nabywcom w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (poza KSeF), obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego powinno nastąpić w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiliście Państwo fakturę korygującą w ww. trybach offline, tj. w dacie, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, wskazanej przez Państwa na tej fakturze, tj. w polu P_1 (podkreślenie redakcji) (...)".
3. Obowiązek wystawiania/korygowania faktur ustrukturyzowanych w JST
» Wykonywanie opodatkowanych czynności na rzecz powiatowego urzędu pracy
Zasada "centralizacji" rozliczeń w zakresie podatku VAT jednostek budżetowych nie obejmuje powiatowego urzędu pracy, powiatowego inspektora nadzoru budowlanego oraz komendy powiatowej państwowej straży pożarnej, funkcjonujących w strukturze organizacyjnej powiatu. W konsekwencji powiatowy urząd pracy, powiatowy inspektor nadzoru budowlanego oraz komenda powiatowa państwowej straży pożarnej są odrębnymi podatnikami podatku VAT.
Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 17 lutego 2026 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.965.2025.1.MN łączna wartość sprzedaży dokonana przez powiat (łącznie z podatkiem VAT) nie przekroczyła zarówno w 2024 r., jak i w 2025 r. 200 mln zł. Zatem w okresie od 1 lutego do 31 marca 2026 r. powiat nie będzie obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Natomiast jeśli łączna wartość sprzedaży z wystawionych w danym miesiącu faktur przekroczy kwotę 10.000 zł, to powiat będzie miał obowiązek stosowania KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Organ podatkowy w ww. interpretacji zasadnie zatem stwierdził, że: "(...) w przypadku wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy, Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego oraz Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej, będących odrębnymi podatnikami podatku VAT, Powiat będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych na rzecz tych jednostek przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od dnia 1 kwietnia 2026 r. (...)".
» Korekta błędnych danych odbiorcy faktury - jednostki organizacyjnej JST
Kwestia sposobu korekty faktury, w której zostały podane błędne lub niepełne dane odbiorcy faktury (jednostki podrzędnej JST) była przedmiotem rozważań Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 11 lutego 2026 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.1.JM.
W strukturze logicznej FA(3) zostało wprowadzone rozwiązanie, które polega na konieczności wypełnienia w elemencie Podmiot2 (tj. w danych nabywcy) znacznika JST. Zatem podatnik, który wystawia fakturę ustrukturyzowaną jest zobligowany do wskazania w niej, czy dotyczy ona jednostki podrzędnej JST. Odbywa się to poprzez właściwe wypełnienie znacznika jednostki podrzędnej JST, tj. wskazanie "1" lub "2" w polu JST.
W sytuacji, gdy wystawca faktury wskazuje "1" to oznacza, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. W takim przypadku, wystawca faktury powinien wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności podać NIP (lub identyfikator wewnętrzny w przypadku korzystania z modelu uprawnień wykorzystującego IDWew) i określić rolę jako "8". Z kolei wartość "2" oznacza, że faktura nie dotyczy jednostki podrzędnej JST.
Sprawa dotyczyła gminy, która jest zobligowana do wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF. Gmina była zainteresowana sposobem oraz skutkami skorygowania faktury wystawionej w ramach KSeF, w przypadkach, gdy na fakturze pierwotnej wystawionej przez gminę dla innej JST zostanie wykazany wprawdzie prawidłowy nabywca i jego NIP (jako podatnik VAT), ale w odniesieniu do jednostki odbierającej, tj. jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci zostanie podana błędna nazwa lub NIP (albo zarówno nazwa, jak i NIP) danej jednostki, nie zostanie wskazany NIP takiej jednostki, albo w ogóle nie zostanie wskazana ani jej nazwa ani NIP.
W tak opisanym stanie faktycznym organ podatkowy wyjaśnił, że:
"(...) w sytuacji podania błędnych/niepełnych danych dotyczących jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, która wykazana byłaby przez Państwa na fakturze sprzedaży jako odbiorca w polu »podmiot trzeci«, skorygowanie ww. błędu powinno nastąpić - w myśl art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy - poprzez wystawienie przez Państwa faktury korygującej, zawierającej dane określone w art. 106j ust. 2 ustawy, w szczególności wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie danych w polu Podmiot3 oraz prawidłową treść korygowanych pozycji, czyli prawidłowe dane podmiotu trzeciego innego niż nabywca wymieniony związany z fakturą (...).
(...) Aby skorygować błąd związany z wystawieniem faktury na podmiot związany z fakturą z jego błędnymi bądź niepełnymi danymi, należy wystawić fakturę korygującą do zera oraz nową fakturę z poprawnymi danymi tego podmiotu. Jest to konieczne ze względu na uwarunkowania systemowe (podkreślenie redakcji) (...)".
Odnośnie właściwego terminu uwzględnienia wystawionej faktury korygującej w JPK_VAT organ podatkowy wskazał:
"(...) W wyniku korekty faktury nie dojdzie w tej sytuacji do obniżenia podstawy opodatkowania, a zamianie ulegną jedynie dane podmiotu innego niż nabywca wymieniony w części Podmiot3 związanego z fakturą. W związku z powyższym, nie znajdzie tu zastosowania art. 29a ust. 13 ustawy.
W sytuacji, gdy korekta spowodowana jest przyczynami istniejącymi już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, to powinna ona zostać rozliczona w deklaracji podatkowej za okres, w którym została wykazana faktura pierwotna. Sprzedawca powinien rozliczyć dokonaną sprzedaż zgodnie z momentem powstania obowiązku podatkowego dla danej sprzedaży.
Tym samym, wystawione przez Państwa faktury korygujące powinny zostać wykazane w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym wystąpiła przyczyna korekty, tj. w okresach rozliczeniowych, w których będą wystawiane pierwotne faktury (podkreślenie redakcji) (...)".