Czynni podatnicy VAT mają obowiązek dokumentowania sprzedaży na rzecz podatników poprzez wystawienie faktury. Natomiast podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego nie muszą wystawiać faktur. Fakturę muszą wystawić jedynie wówczas, gdy nabywca wystąpi z żądaniem jej wystawienia w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Obowiązek wystawienia faktury przez podatnika zwolnionego z VAT występuje zatem wyłącznie na wniosek nabywcy zgłoszony w ww. terminie.
W analizowanej sytuacji należy zaznaczyć, że niektórych czynności nie trzeba dokumentować fakturą nawet wówczas, gdy nabywca wystąpi z żądaniem jej wystawienia. Dotyczy to czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, np. usług najmu/energii. W zmienionej interpretacji indywidualnej Szefa KAS z dnia 12 listopada 2025 r., nr DOP7.8101.53.2025.FMLM organ podatkowy wyjaśnił m.in., że:
"(...) dostawa energii elektrycznej to czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy. W związku z tym odnośnie sposobu dokumentowania fakturą VAT czynności sprzedaży/dostawy energii elektrycznej należy mieć na uwadze wynikające expressis verbis z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT wyłączenie obowiązku wystawiania na żądanie nabywcy faktur dokumentujących czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy.
Wyłączenie to odnosi się jednak tylko do sytuacji, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (obowiązek wystawienia faktury dokumentującej takie czynności dla podatnika wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Zgodnie zatem z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, sprzedawca nie jest obowiązany do wystawienia faktury dokumentującej czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, nawet na żądanie takiego nabywcy (podkreślenie redakcji) (...)".
Przy czym nie ma przeszkód, aby w takiej sytuacji podatnicy dobrowolnie wystawiali faktury dokumentujące wykonane czynności (nawet jeżeli nabywca nie wystąpi z żądaniem wystawienia tego dokumentu). Zatem mimo braku obowiązku wystawienia faktury z tytułu najmu lub dostawy mediów można taką fakturę wystawić, jednak jej wystawienie spowoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Fakturę za najem/media należy wystawić najpóźniej z chwilą upływu terminu płatności. Jeśli chodzi o wcześniejsze (przed upływem terminu płatności) wystawienie faktury za najem/media, to możliwe jest ono w oparciu o art. 106i ust. 7 i 8 ustawy o VAT. Faktura bowiem może być sporządzona wcześniej niż 60. dnia przed dostawą mediów, jeżeli będzie zawierała informację jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Ponadto, jak wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ww. ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b pkt 1 i 2, z wyjątkiem m.in. przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT. Zatem o terminie rozliczenia podatku należnego z tytułu otrzymania przez podatnika zaliczek na poczet najmu/zużycia mediów decyduje moment wystawienia faktury, jednak nieprzekraczalnym momentem jest termin płatności ustalony pomiędzy stronami. Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 16 grudnia 2025 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.783.2025.2.IZ zgodził się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, że otrzymanie zaliczek na poczet czynszu najmu nie rodzi obowiązku podatkowego w podatku VAT, co wynika wprost z przepisu art. 19a ust. 8 pkt 2 ustawy. Jednocześnie podkreślił, że obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług najmu lokalu (obejmującej opłaty za wywóz odpadów), obciążania najemcy kosztami zużycia energii elektrycznej i zużycia wody powstanie w dacie wystawienia faktury, ale jedynie w przypadkach, gdy faktury dokumentujące te świadczenia (czynności) zostały wystawione w terminie określonym w art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy.
Jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na jej treść lub okaże się, że zawiera ona błędy, wówczas podatnik wystawia fakturę korygującą. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu sprzedaży. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT fakturę korygującą wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części wpłaconej zaliczki,
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Zatem w sytuacji, gdy Czytelnik wystawi fakturę z tytułu najmu/mediów, a po jej wystawieniu dojdzie do sytuacji, o których mowa w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, to wówczas zobowiązany będzie do skorygowania pierwotnej faktury.