Dokumentowanie czynności niepodlegających opodatkowaniu w Polsce - rachunek czy faktura?

Jestem podatnikiem zwolnionym z opodatkowania ze względu na wartość sprzedaży. Wykonuję m.in. usługi na nieruchomościach, które podlegają opodatkowaniu w innym państwie UE, a rozliczenia dokonuje ich nabywca. Czy mogę te usługi dokumentować rachunkiem?

W świetle art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, przepisy dotyczące wystawiania faktur stosuje się m.in. do świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej w przypadku, gdy miejscem świadczenia jest terytorium:

a) państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,

b) państwa trzeciego.

Ponadto, w myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, czyli m.in. usług podlegających opodatkowaniu w innym państwie członkowskim przez ich nabywców.

Zatem dla obowiązku wystawienia faktury w przypadku usług, które nie są wykonywane na terytorium Polski, bez znaczenia pozostaje fakt, że polski podmiot korzysta ze zwolnienia ze względu na wartość sprzedaży. Jest to sytuacja odmienna od tej, gdy podatnik korzystający ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, świadczy usługi na terytorium Polski. W takim bowiem przypadku, wystawienie faktury nie jest z zasady konieczne. Stanowi o tym art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury m.in. w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (a więc sprzedaży objętej zwolnieniem ze względu na limit 200.000 zł).

Podatnik będzie miał obowiązek wystawienia faktur dokumentujących świadczenie usług, których miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego, a zobowiązanym do zapłaty podatku VAT jest nabywca.

Faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych muszą zawierać takie same dane, co faktury wystawiane w obrocie krajowym. Odróżniają je od dokumentów wystawianych dla krajowych kontrahentów:

• numer VAT UE sprzedawcy i nabywcy,
• wyrazy "odwrotne obciążenie",
• możliwość nieumieszczania na fakturze kwot wszelkich rabatów, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto i kwoty podatku od tej sumy,
• brak NIP nabywcy z kraju trzeciego.

O tym, że w podobnych przypadkach podatnik zwolniony z opodatkowania ma obowiązek wystawienia faktury a nie rachunku, świadczy również wyjaśnienie Ministerstwa Finansów zawarte w podręczniku KSeF 2.0 cz. II "Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF":

"(...) należy stwierdzić, że do wystawienia faktury zobowiązani są, co do zasady, wszyscy podatnicy podatku od towarów i usług, zarówno podatnicy czynni, jak i zwolnieni, wykonujący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy. Faktury są dokumentami potwierdzającymi wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu. W ustawie przewidziano pewne wyjątki, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dotyczy to dokumentowania sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 ustawy lub wydanych do ustawy przepisów wykonawczych. W takim przypadku tzw. podatnik zwolniony nie musi wystawić faktury, chyba że nabywca tego zażąda. (...)

Tożsamy sposób postępowania będzie stosował podatnik zwolniony, który z własnej woli dla innych celów będzie dokumentował daną czynność zwolnioną. Wtedy zawsze tym dokumentem będzie faktura, ponieważ rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury, a jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury. Podatnicy podatku VAT, także zwolnieni, podlegają pod zasady ustawy, więc skoro ustawa określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. zasadniczo podlega wystawieniu przy użyciu KSeF (...)".

Podkreślenia wymaga fakt, iż czynności podlegające opodatkowaniu w innym państwie członkowskim przez zagranicznych nabywców powinny być dokumentowane fakturami, na co wprost wskazuje art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy. Rachunek natomiast można wystawić wtedy, gdy obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ustawy.

Warto również zacytować pismo Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 26 stycznia 2026 r., nr PT7.8165.6.2026.46, w którym wskazał, iż:

"(...) W ustawie o VAT przewidziano pewne wyjątki, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dotyczy to dokumentowania sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 ustawy lub wydanych do ustawy przepisów wykonawczych. W takim przypadku tzw. podatnik zwolniony nie musi wystawić faktury, chyba że nabywca tego zażąda. (...)

Jeśli jednak podatnik wystawi dokument, to dokumentem tym powinna być faktura, gdyż stanowi udokumentowanie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT zgodnie ze wskazaną już wyżej argumentacją.

Tożsamy sposób postępowania będzie stosował podatnik zwolniony, który z własnej woli dla innych celów będzie dokumentował daną czynność zwolnioną.

Wtedy zawsze tym dokumentem będzie faktura, ponieważ rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury, a jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury VAT.

Podatnicy podatku VAT, także zwolnieni, podlegają pod zasady ustawy o VAT, więc skoro ustawa o VAT określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. będzie zasadniczo podlegał wystawieniu przy użyciu KSeF.

Dotyczy to także tzw. faktur uproszczonych, które od 1 lutego 2026 r. będzie można wystawić w KSeF. Temu celowi służy nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, gdzie wprowadzono obowiązek podawania NIP przez wystawcę faktury uproszczonej w przypadku gdy podlega ona wystawieniu w KSeF. (...)

W zakresie wskazania przesłanek wystawienia rachunku na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, rachunki mogą być wystawione:

• w przypadku konieczności udokumentowania czynności nie podlegających opodatkowaniu VAT, m.in. wskazanych w art. 6 ustawy o VAT,
• czynności wykonywanych przez podmioty nie działające w charakterze podatnika,
• przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT (...)".