Choć przepisy ustawy o VAT nie regulują procedury anulowania faktur, to nie oznacza, że przedsiębiorca w żadnym przypadku nie może anulować błędnie wystawionego dokumentu. Dotychczasowa, ugruntowana praktyka organów podatkowych wskazuje, że dopuszczalne jest anulowanie faktur, ale tylko wyjątkowo w określonych przypadkach. Zdaniem organów podatkowych anulowanie faktury może nastąpić po spełnieniu łącznie dwóch przesłanek, tj.:
- faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego,
- faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.
Zatem anulowanie faktury jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy dokument nie został wprowadzony do obrotu prawnego oraz nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności.
Natomiast faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) jest fakturą wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem ją identyfikującym w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje postać plików XML. W sytuacji gdy plik XML zostanie wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze zostanie nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego.
W związku z tym, jeśli w wystawionym dokumencie zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów. W takiej sytuacji w KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury.
Uwaga
W odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych nie przewidziano możliwości ich anulowania. Oznacza to, że w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury sprzedawca stwierdzi w niej błąd, właściwym rozwiązaniem jest wystawienie w KSeF faktury korygującej. Natomiast anulowanie faktury wystawionej w wersji papierowej (przez tzw. najmniejszych podatników) nadal jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy dokument nie został wprowadzony do obrotu prawnego oraz nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności.
Przypomnijmy, iż z ustawy o VAT wynika, że podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą - w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. - wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników, udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10.000 zł. Podatnik utraci to prawo począwszy od faktury, którą przekroczy ww. wartość 10.000 zł.