W praktyce mogą zdarzyć się sytuacje, w których faktura przygotowana przez podatnika w jego systemie księgowym (tzw. "propozycja faktury") zostanie odrzucona w procesie wewnętrznej akceptacji (jeszcze przed przesłaniem faktury do KSeF i udostępnieniem jej nabywcy). Powstaje pytanie czy w takim przypadku podatnik ma możliwość anulowania takiego dokumentu.
Powyższa problematyka została poruszona przez Dyrektora KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 9 czerwca 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.220.2026.2.AWY. Z opisu sprawy wynika, że w analizowanym przypadku mamy do czynienia nie z wystawioną fakturą, lecz z jej projektem, określanym jako "propozycja" faktury. Dokument ten nie został wprowadzony do KSeF ani udostępniony nabywcy, a przed jego przesłaniem do KSeF podlega wewnętrznej procedurze akceptacji. W przypadku braku akceptacji dokument zostaje odrzucony, co rodzi potrzebę jego usunięcia, określanego jako "anulowanie", jeszcze przed jego udostępnieniem nabywcy.
Organ podatkowy mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane w tym zakresie wyjaśnienia uznał, że:
"(...) skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (nie zostały udostępnione nabywcy w żaden sposób i nie zostały przesłane do KSeF) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych (ze względu np. na nieprawidłowy opis usługi, nieprawidłowe kwoty), to będą mieli Państwo prawo do anulowania tych faktur na etapie ich wewnętrznego tworzenia w systemie księgowym spółki. Tym samym, nie będą mieli Państwo obowiązku wprowadzania takich faktur i ich korekt do KSeF.
Jednocześnie podkreślić należy, że ewentualne »anulowanie«, o którym jest mowa w Państwa przypadku, odnosi się do dokumentu przygotowanego w pliku xml, który to jednakże nie został jeszcze przekazany do KSeF, a stanowi dopiero propozycję faktury podlegającą w Spółce wewnętrznej procedurze akceptacji i poprawieniu zidentyfikowanych błędów. KSeF nie przewiduje bowiem możliwości anulowania wystawionej za jego pośrednictwem faktury (...)".