Z przepisów ustawy o VAT wynika, iż podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Od tej zasady przewidziano wyjątki, które określone są w rozporządzeniu w sprawie zwolnień.
W sytuacji, gdy sprzedawca zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokumentem potwierdzającym fakt dokonania sprzedaży na rzecz ww. osób jest paragon fiskalny. W przypadku natomiast, gdy nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej zażąda wystawienia faktury - co do zasady - należy ją wystawić (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). W takiej sytuacji, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawi w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.
W praktyce gospodarczej częste są sytuacje wymagające korekty sprzedaży, np. w związku z popełnionym błędem wpływającym na kwotę podstawy opodatkowania i podatku należnego, lub wymianą czy zwrotem towaru itp. W takim przypadku należy zaprowadzić ewidencję korekt, zgodnie z zasadami określonymi w § 3 ust. 3-5 rozporządzenia w sprawie kas. Na podstawie danych w nich zawartych podatnik będzie mógł sporządzić prawidłową deklarację podatkową. W sytuacji natomiast udokumentowania sprzedaży również fakturą - należy wystawić fakturę korygującą.
Z przepisów rozporządzenia w sprawie kas wynika bowiem, iż zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, podatnik ujmuje w odrębnej ewidencji, a następnie - w celu określenia wysokości podatku należnego z tytułu zaewidencjonowanej przy pomocy kasy sprzedaży - koryguje o te wartości dane pochodzące z raportu fiskalnego (okresowego).
W przypadku natomiast wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencjonowaniu sprzedaży przy użyciu kasy, podatnik zobowiązany jest do niezwłocznego dokonania korekty pomyłki poprzez jej ujęcie w odrębnie prowadzonej ewidencji, a także do zaewidencjonowania sprzedaży w prawidłowej wysokości.