Limit wartości sprzedaży przy zwrocie zaliczki

W 2026 r. rozpocząłem prowadzenie działalności gospodarczej (jestem czynnym podatnikiem VAT). Korzystam ze zwolnienia z kasy ze względu na wartość sprzedaży. W sierpniu br. osoba prywatna wpłaciła mi pieniądze na konto bankowe na poczet przyszłej dostawy towarów. Fakt ich otrzymania udokumentowałem fakturą zaliczkową. Otrzymana kwota spowodowała przekroczenie limitu wartości sprzedaży, co oznacza, że od 1 listopada będę zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży w kasie fiskalnej. Jednakże we wrześniu z uwagi na rezygnację klienta z zakupu zwróciłem mu zaliczkę (wystawiłem fakturę korygującą). Czy w takiej sytuacji mogę dalej korzystać ze zwolnienia z kasy, czy będę już zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży przy jej użyciu od 1 listopada br.?

Z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Od tej zasady przewidziano wyjątki, które określone są w rozporządzeniu w sprawie zwolnień

Z § 3 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia wynika, że z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później niż do końca grudnia 2027 r. zwolnieni są podatnicy rozpoczynający po dniu 31 grudnia 2024 r. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy w tym roku, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności, kwoty 20.000 zł.

Zwolnienie to nie ma jednak charakteru bezwarunkowego. Jeżeli bowiem w trakcie roku wartość sprzedaży dla osób prywatnych przekroczy kwotę 20.000 zł liczoną proporcjonalnie, zwolnienie straci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość przekroczyła ww. limit (§ 5 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Z powyższego wynika, że podatnik rozpoczynający sprzedaż w 2026 r. na rzecz osób prywatnych może w zakresie całej działalności korzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania określonego w § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień.

Co jest istotne dla ustalenia wartości sprzedaży uprawniającej do zwolnienia z obowiązku zastosowania kasy istotna jest nie tylko wartość faktycznie sprzedanych towarów czy wykonanych usług, ale także przyjęte zaliczki, zadatki czy inne należności na poczet przyszłych takich czynności, które na gruncie podatku VAT powodują powstanie obowiązku podatkowego.

Z przedstawionego pytania wynika, że po wpłacie zaliczki klient zrezygnował z zakupu towaru, w związku z czym podatnik dokonał jej zwrotu, w terminie poprzedzającym moment utraty prawa do zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt. 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień.

Oznacza to, że jeżeli po zwrocie zaliczki pozostała wartość sprzedaży osiągnięta z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła kwoty 20.000 zł w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w 2026 r., to podatnik może nadal korzystać z omawianego zwolnienia, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r.

Takie też stanowisko prezentuje Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 29 sierpnia 2013 r., nr ITPP1/443-494/13/AJ. Wprawdzie wyjaśnienia w niej zawarte dotyczą stanu prawnego obowiązującego w 2013 r., ale wnioski z niej wynikające mogą być pomocne w niniejszej sprawie. Jak bowiem czytamy: "(...) korzysta Pan dotychczas ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 3 ust. 1 pkt 1 powołanego rozporządzenia - że w przypadku, gdy osiągnięty przez Pana obrót z tytułu sprzedaży usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przekroczy w 2013 r. kwotę 20.000 zł, to utraci Pan prawo do korzystania z tego zwolnienia również w przypadku, gdy przekroczenie kwoty uprawniającej do zwolnienia nastąpi w wyniku wystawienia jednej faktury dokumentującej otrzymanie zaliczki na poczet wykonania usługi. Zwolnienie z obowiązku w zakresie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej - stosownie do zapisu § 5 ust. 1 powołanego rozporządzenia - utraci swą moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym realizowany przez Pana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych obrót przekroczy kwotę 20.000 zł. Należy w tym miejscu wskazać, iż realizacja obowiązku w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług jest niezależna od okresów rozliczeniowych tego podatku. Wobec powyższego, w sytuacji gdy nie dojdzie do realizacji świadczenia, na poczet którego przyjąłby Pan wcześniej zaliczkę i w efekcie czego zaliczkę tą zwróci w okresie poprzedzającym moment utraty mocy zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, o którym mowa w ww. § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r., a pozostały obrót osiągnięty z tytułu realizacji świadczeń na rzecz osób, o których mowa w art. 111 ust. 1 ustawy nie przekroczy kwoty 20.000 zł, to będzie Pan mógł nadal korzystać ze zwolnienia podmiotowego na podstawie § 3 ust. 1 pkt 1 powołanego wyżej rozporządzenia, nie dłużej jednak, niż do dnia 31 grudnia 2014 r. (...)".